Gestionnaire scolarité (F/H)
Référence : 2025-1857523
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Ecole des Hautes Etudes en Sciences Sociales (EHESS)
- Localisation : 54 boulevard Raspail, 75006 PARIS
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
MISSIONS
Le.la gestionnaire de scolarité assure, dans le respect des techniques, des règles et des procédures, l’ensemble des actes de gestion administrative liés : Aux inscriptions administratives pour tous les cursus de l’établissement ; Au diplôme d’établissement (Diplôme de l’EHESS) ; A 3 commissions spécifiques.
Il.elle contribue de façon plus générale à la vie de l’équipe et assiste ses collègues gestionnaires de scolarité selon les besoins du service et en cas de charge particulière.
ACTIVITES PRINCIPALES
Accueillir, informer et orienter les étudiants.es dans leurs démarches administratives et pédagogiques.
1/ Inscription administratives pour tous les cursus de l’établissement :
En lien avec les deux autres technicien.nes de scolarité, le ou la gestionnaire assurera les inscriptions administratives pour étudiants.es admis dans les diplômes nationaux, le diplôme et les autres cursus de l’établissement :
Vérification et saisie dans Apogée des inscriptions et/ou réinscriptions administratives
2/ Gestion du diplôme d’établissement
- Gérer les demandes d'admission et les demandes de réinscription
- Envoyer les dossiers d’inscription et saisie des laisser-passer sur APOGEE
- Gérer la procédure de dépôt de mémoire, valider les résultats
- Editer le diplôme
- Classer et archiver les pièces administratives
3/ Assurer la gestion administrative des commissions :
Commission de la scolarité :
- Information des étudiants.es
- Suivi et instruction des dossiers de candidatures aux prix de thèse, de mémoire et de la chancellerie
- Préparation des réunions de la commission
Commission du dispositif d’Aides d’urgence
- Information des étudiants.es
- Suivi instruction des dossiers de candidature
- Préparation des réunions de la commission
Commission d’exonération des droits universitaires
- Information des étudiants.es
- Suivi et instruction des dossiers de demande
- Préparation des réunions de la commission
Profil recherché
COMPETENCES REQUISES
Connaissances
- Connaissance du système universitaire et de l'organisation des études au sein de l'enseignement supérieur
- Connaissance de la réglementation relative à la scolarité et aux formation universitaires
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative
Compétences opérationnelles
- Avoir une bonne maîtrise de l’outil informatique (Mail, Word, Excel)
- Maîtrise du logiciel APOGEE (à défaut aisance avec l’acquisition de compétences informatiques nouvelles)
- Savoir prévoir, planifier, hiérarchiser ses actions
- Savoir respecter le calendrier des actions, les échéances
- Agir avec rigueur et méthode
- Être capable de communiquer par écrit et par oral, savoir rendre compte
- Faire appliquer des procédures
- Élaborer des tableaux de suivi
Compétences comportementales
- Être fiable et rigoureux.euse
- Collaborer et travailler en équipe
- Coopérer avec les services internes et externes de l’établissement
- Avoir une qualité relationnelle
- Prendre des initiatives, être réactif.ve
PROFIL RECHERCHE
- BAC exigé pour les agents.es contractuels.es
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL
L'Ecole des hautes études en sciences sociales (www.ehess.fr) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel, « grand établissement » assurant une mission de recherche dans le domaine des sciences humaines et sociales et de formation à la recherche. L'établissement accueille 3 000 étudiants dont 1 300 doctorants (avec près de 200 thèses soutenues par an dans toutes les disciplines des sciences sociales) et autant de masterants.es
L’EHESS accueille également 38 unités de recherche organisées autour d'un domaine, d'une approche ou, pour un tiers d'entre elles, d'une « aire culturelle ». En leur sein, plus de 500 enseignants et chercheurs développent les savoirs, forment et encadrent les étudiants de master et les doctorants. Ils sont soutenus par près de 250 personnels administratifs et d’appui technique à la recherche. L’Ecole est membre fondateur de l’Etablissement public Campus Condorcet.
Descriptif du service
La direction des enseignements et de la vie étudiante (DEVE) est chargée d’assurer la gestion administrative et pédagogique de la scolarité des étudiants.es, la gestion de l’ensemble des missions et questions liées au doctorat, le suivi de l’offre de formation et des enseignements, l’accueil, l’information et l’orientation des étudiants.es au sein de ses formations, la professionnalisation, le traitement des conventions de stage, l’accompagnement des étudiants.es en situation de handicap, la vie étudiante.
Les missions du service de la scolarité (composé de 4 agents) s’organisent autour de 3 missions principales : l’admission, l’inscription administrative et la diplomation.
Il assure la cadrage juridique, procédurale et applicatif pour ces trois missions en lien avec la référente fonctionnelle des applications et les services concernés de la DEVE et plus largement de l’établissement.
Il assure le contrôle et la mise en qualité des données saisies dans le système d’information de scolarité.
Il assure la préparation des campagnes d’admission et d’inscriptions administratives, procède aux opérations relatives aux inscriptions administratives (IA) ainsi qu’au suivi des procédure de césure, les régimes spéciaux d’études et l’ensemble de la gestion de la diplomation. Enfin, il gère un diplôme d’établissement et assure le secrétariat de la commission de la scolarité.
Le.la gestionnaire administratif.ive est placé.e sous l’autorité hiérarchique de la responsable du service.
À propos de l'offre
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Niveau de recrutement : Technicien.ne (Catégorie B)
BAP et emploi-type : J2C42 – Technicien.ne en gestion administrative
Niveau de rémunération :
- Agents.es titulaires : rémunération indiciaire et régime indemnitaire statutaires (y compris complément indemnitaire annuel)
- Agents.es contractuels.es : selon profil et expérience (+prime de fin d’année)
Localisation du poste : Direction des enseignements et de la vie étudiante (DEVE)/Service de la Scolarité
54 boulevard Raspail, 75006 PARIS
Poste à temps complet, ouvert aux agents.es titulaires par voie de mobilité interne ou externe et le cas échéant aux agents.es contractuels.es (par CDD de 2 ans renouvelable)
Poste à pourvoir immédiatement
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Vacant à partir du 07/03/2025
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Gestionnaire de scolarité
