Gestionnaire scolarité
Référence : 2025-1820871
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Aix Marseille Université
Aix-Marseille Université - Localisation : Faculté des Sciences - Campus de Saint Jêrome
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
-
Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Confirmé
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Placé(e) sous la responsabilité hiérarchique du chef de bureau des masters. Vous travaillerez en lien fonctionnel avec les responsables des formations et assurerez les missions suivantes :
Missions principales :
Le gestionnaire de scolarité assure le suivi administratif et pédagogique des étudiants, de leur inscription à la délivrance du diplôme, en appui des responsables de formation.
Accueil et gestion documentaire :
Accueil téléphonique et physique des étudiants, enseignants, entreprises, etc.
Diffusion d’informations, gestion des demandes et archivage de documents.
Recrutement des étudiants :
Gestion des candidatures sur les plateformes de recrutement.
Organisation des entretiens de recrutement et suivi des dossiers d'inscription.
Accompagnement des apprentis dans leurs démarches administratives et gestion de leur inscription dans les logiciels dédiés (APOGEE, Cactus).
Distribution des livrets d'apprentissage et suivi des cartes d'étudiant.
Gestion de l’assiduité
Suivi de la présence des étudiants, gestion des feuilles de présence et analyse de l’assiduité.
Mise à disposition des états d’assiduité pour les responsables de formation.
Relations avec le CFA/entreprises :
Élaboration et gestion des calendriers d’alternance.
Transmission des demandes de devis pour les contrats d’apprentissage et suivi des réponses.
Organisation d’événements et visites en entreprise.
Transmission des offres d’emploi aux anciens étudiants et participation aux réunions du CFA.
Appui à l’enseignement :
Mise à jour des annuaires et des mailing lists.
Aide à la préparation des réunions pédagogiques, rédaction de comptes-rendus.
Organisation des jurys et examens, édition des attestations et convocations.
Planification des enseignements :
Préparation et diffusion des plannings d’enseignement.
Réservation des salles en fonction des disponibilités des vacataires.
Profil recherché
Connaissances et savoirs :
Connaissance de l’organisation de l’Université, de l’enseignement supérieur
Connaissance de l’organisation et des exigences règlementaires des formations en apprentissage
Connaissance de l’organisation du CFA
Connaissance des structures et de l’organisation des enseignements de l’UFR
Connaissance de la règlementation en vigueur en matière de scolarité.
Maîtriser les logiciels bureautiques courants : Word, Excel.
Maitriser l’environnement numérique de travail de l’établissement
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir rendre compte
Savoir mettre en œuvre des procédures et des règles
Posséder une capacité à travailler en équipe
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
Sens de l'organisation
Rigueur / Fiabilité
Sens relationnel
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Compétences attendues
Connaissance de l'organisation de l'Université, de l'enseignement supérieur
Connaissance de l'organisation et des exigences règlementaires des formations en apprentissage
Connaissance de l'organisation du CFA
Connaissance des structures et de l'organisation des enseignements de l'UFR
Connaissance de la règlementation en vigueur en matière de scolarité.
Maîtriser les logiciels bureautiques courants : Word, Excel.
Maitriser l'environnement numérique de travail de l'établissement
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir rendre compte
Savoir mettre en œuvre des procédures et des règles
Posséder une capacité à travailler en équipe
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
Sens de l'organisation
Rigueur / Fiabilité
Sens relationnel
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?
Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.
5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.
La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques.
Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes".
Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.
AMU en vidéo : https://youtu.be/7-Hrtn-l2Qk
Descriptif du service
Le service de scolarité formations initiale et continue est en charge du soutien pédagogique aux équipes enseignantes et de la gestion administrative et pédagogique des cursus des étudiants inscrits en licence, master et doctorat, de l’inscription jusqu’à la délivrance du diplôme. Le poste est situé sur le campus de St Jérôme, au sein d’un service composé d’une équipe de 15 agents.
À propos de l'offre
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Un processus de recrutement fluide et transparent :
À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.
Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé
- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)
- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
- Un accès à des prestations dans différents -
Présence physique requise pour l’accueil des intervenants et responsables de formation.
Aide ponctuelle aux gestionnaires de scolarité d’autres sites.
Présence nécessaire lors des pics d’activité (recrutement, examens, etc.).L’horaire des agents sera contraint par la nécessité d’être présent sur site pour assurer un accueil physique auprès des intervenants ou des responsables de formation.
L’agent est susceptible d’apporter une aide très ponctuelle aux gestionnaires de scolarité des autres sites également en charge de formation ouvertes à l’apprentissage
Présence requise lors des pics d’activité (recrutement, examens notamment).
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Vacant à partir du 03/02/2025
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Gestionnaire de scolarité
