Gestionnaire, section de la correspondance H/F

La section de la correspondance du bureau du cabinet enregistre, oriente et traite le courrier adressé à la ministre et à son cabinet. Elle prépare les réponses aux courriers des élus, des professionnels et des particuliers ainsi qu'aux questions écrites des parlementaires.
La section de la correspondance reflète donc les préoccupations des acteurs et partenaires du ministère de la Culture. Le titulaire du poste a connaissance des thèmes d'actualité relatifs à l'action du ministère et notamment de ses réformes, ainsi que de l'organisation administrative de l'État. Un objectif particulièrement fort lié à la qualité des réponses et au délai de traitement est poursuivi.
À cet effet, la section de la correspondance est structurée en 3 pôles : réception, orientation, gestion du courrier et du logiciel Maarch courrier (pôle 1), réponses avec éléments de fond (pôle 2 et 3) en lien avec le cabinet et les directions du ministère, le pôle 3 étant particulièrement chargé des courriers à caractère urgent ou sensible et des questions écrites des parlementaires.

Sous l'autorité du responsable de la section et de son adjointe, le gestionnaire sera notamment chargé d'assurer les missions suivantes :

- Ouvrir, trier, analyser les courriers reçus et les attribuer aux gestionnaires du courrier pour enregistrement sur le logiciel de gestion électronique du courrier Maarch ;
- Participer à la supervision de la pochette contenant les courriers du jour avec les premiers éléments d'orientation ;
- Assurer un suivi précis des courriers et renseigner sur toute question de la hiérarchie ou du cabinet sur l'état d'avancement d'un courrier ;
- Gérer les boîtes courriels relatives aux pôles de la section de la correspondance, via les boîtes "bdc-courrier" et "écrire à la ministre" ;
- Enregistrer les courriers et procéder au départ des courriers signés ;
- Attribuer aux rédacteurs des pôles 2 et 3 - pour projet de réponse - les courriers enregistrés ainsi que les éléments de réponse qui peuvent être transmis par les directions ou délégations générales, les directions régionales des affaires culturelles, les établissements du ministère préalablement sollicités ;
- Effectuer les relances des projets en attente, principalement auprès de l'administration centrale, des directions régionales des affaires culturelles, et des établissements du ministère ;
- Participer au déploiement d'une démarche qualité dans l'orientation et le suivi des
demandes ;
- Contribuer au déploiement de nouvelles procédures d'enregistrement des courriers s'appuyant sur l'ensemble des fonctionnalités proposées par le logiciel Maarch ;
- Réceptionner les appels téléphoniques des requérants souhaitant connaître l'état d'avancement de leur dossier ;
- Contribuer à la campagne d'archivage des courriers et fonds de dossiers ;
- En tant que de besoin, l'agent peut être amené à rédiger certains documents types.