Gestionnaire travaux - maintenance H/F
Référence : 2022-956766
- Fonction publique : Fonction publique Hospitalière
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Employeur :
Etablissements de l'Assistance Publique Hopitaux de Paris
groupe hospitalier AP-HP. Centre – Université de Paris Necker-Enfants Malades Hôpital Cochin - Localisation : Hôpital Cochin ou hopital Necker
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDI
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
MISSIONS PERMANENTES :
Les commandes et gestion des factures pourront concerner n’importe lequel des 8 sites du Groupe.
Gestion comptable et administrative des marchés d’entretien
Le Gestionnaire travaux est chargé, en collaboration avec l’ensemble de ses collègues, de gérer les commandes de travaux (classes 2 et 6) depuis l’ordre de service transmis par le technicien jusqu’au paiement de la facture par le Service Facturier sur le logiciel institutionnel NSI GESTION-SAP
o Notification des marchés par la cellule des marchés
o Saisie et suivi des bons de commandes dans NSI GESTION-SAP dans le respect des comptes budgétaires et des crédits alloués,
o Contrôle et saisie des services faits o Envoi des factures au réviseur le cas échéant
o Envoi et suivi des divers documents comptables aux fournisseurs (accueil téléphonique, relances, sous-traitance)
o Gestion des litiges avec les fournisseurs
o Respect des délais de traitement des factures,
o Traitement des rejets de factures par le Service Facturier
o Classement et archivages des commandes et factures liées aux marchés d’entretien.
Gestion comptable et administrative des marchés de maintenance :
Le Gestionnaire maintenance est chargé, en collaboration avec l’ensemble de ses collègues, de gérer les commandes de maintenance technique (classes 2 et 6) depuis l’ordre de service/DA transmis par le technicien jusqu’au paiement de la facture par le Service Facturier sur le logiciel institutionnel NSI GESTION-SAP
o Notification des marchés par la cellule des marchés
o Préparation des documents pour la cellule des marchés en cas d’avenant
o Suivi des contrats de maintenance
Lancement des parts forfaitaires en début d’année sur l’exercice (avec préparation des OS)
Exécution des parts à commande
o Suivi des seuils de consommation sur marchés de maintenance – part forfaitaire et part à bons de commandes.
o Gestion des litiges avec les fournisseurs
o Respect des délais de traitement des factures,
o Traitement des rejets de factures par le Service Facturier
o Classement et archivages
Gestion comptable et administrative des opérations de travaux et de maintenance technique :
Le Gestionnaire travaux traite les dossiers de classe 2 dits « Grands Travaux », que les opérations travaux relèvent d’opérations identifiées (OI), d’opérations identifiées techniques/techniques de sûreté (OIT et OITS) ou d’opérations travaux d’envergure réalisées sur le plan courant sur les logiciels CHORUS Pro Travaux et NSI GESTION-SAP.
o La cellule des marchés notifie les marchés et les avenants sur la base des documents préparés par le gestionnaire en collaboration avec les ingénieurs
o Elaboration des bons de commande après vérification des crédits disponibles o Suivi des ordres de service de plannings (interruption, reprise, prolongation)
o Gestion des acomptes travaux et des factures de prestations intellectuelles (révision le cas échéant)
o Elaboration des décisions de poursuivre et des avenant
Profil recherché
- Maitrise de l’outil informatique : SAP et bureautique (Word, Excel…)
- Notions du code des marchés publics
- Grands principes de la comptabilité publique et distinction des règles comptables et budgétaires qui régissent les dépenses d’exploitation et d’investissement
- Connaissance des procédures de la Fonction Publique et des circuits locaux/centraux
- Connaissance du rôle des interlocuteurs : service facturier, Contrôle Financier, Fournisseurs, Direction des Finances
QUALITES PROFESSIONNELLES
- Capacité d’organisation, de maitrise du temps et d’archivage des dossiers
- Attitude constructive et esprit d’initiative dans un contexte d'évolution d'organisation
- Qualités relationnelles, rédactionnelles et aptitudes à l’organisation du travail en équipe
- Méthode : Rigueur et implication dans les missions confiées
- Assiduité et ponctualité
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV est obligatoire
Personnes à contacter
- claire.archier@aphp.fr
- nawel.mebarek@aphp.fr
Qui sommes-nous ?
Le département administratif et financier a pour rôle, principal, le suivi administratif et financier des crédits de classe 2 (Investissement) et classe 6 (Exploitation) des opérations de travaux et de la maintenance technique ainsi que du plan courant.
Composition du département Gestion Administrative, secteur travaux :
o 1 Attaché Administratif Responsable du Secteur TRAVAUX
o 1 ACH Adjoint à l’Attaché Administratif
o 9 Gestionnaires Travaux répartis sur deux sites (5 gestionnaires à Necker – 4 gestionnaires à Cochin)
o 1 référente immobilisations et certification des comptes (travaux et équipements)
La Direction des Investissements, placée sous la responsabilité du Directeur, Ingénieure Général, comprend une direction des travaux, de l'équipement et de la maintenance, ainsi que le département gestion administrative et financière
Descriptif du service
LIAISONS HIERARCHIQUES
o L’Adjoint des Cadres Hospitaliers du pôle travaux du département Gestion Administrative, adjoint de l’AAH
o L’Attachée d’Administration Hospitalière (AAH), responsable du pôle travaux du département Gestion Administrative
LIAISONS FONCTIONNELLES
o Ses collègues administratifs, logistiques et techniques de la Direction des investissements
o Les Ingénieurs travaux et maintenance
o Les Cadres des services médicaux et médicotechniques
o La Cellule des marchés
o La Direction des Finances
o Le Service Facturier
o Les maitrises d’oeuvre extérieures et les entreprises extérieur
À propos de l'offre
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Expérience sur un poste similaire souhaitée : gestion administrative des dépenses Classe 2/ Classe 6 Travaux
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Du lundi au vendredi en 7h36 (38h par semaine). Horaires aménagés dans l’amplitude 9h-16h50 du lundi au vendredi
Le poste est basé sur l'hôpital Cochin ou autre site d'APHP Centre éventuellement
Déplacements possibles sur les sites d’AP-HP. Centre - Université de Paris -
Vacant à partir du 13/07/2022
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Chargée / Chargé du suivi des travaux
