Gestionnaire travaux-Maintenance F/H
Référence : APHP_CUP-Gestionnaire-3661
- Fonction publique : Fonction publique Hospitalière
- Employeur : Hôpital Cochin - Port-Royal
- Localisation : , France
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Non renseigné
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
MISSIONS PERMANENTES :
Les commandes et gestion des factures concernent les 8 sites du Groupe.
Le Gestionnaire travaux est chargé, en collaboration avec l’ensemble de ses collègues, de gérer les commandes de travaux et maintenance tech (classes 2 et 6) depuis l’ordre de service transmis par le technicien jusqu’au paiement de la facture par le Service Facturier sur le logiciel institutionnel NSI GESTION-SAP
· Gestion comptable et administrative des marchés d’entretien
Notification des marchés par la cellule des marchés
Saisie et suivi des bons de commandes dans NSI GESTION-SAP dans le respect des comptes budgétaires et des crédits alloués,
Contrôle et saisie des services faits
Envoi des factures au réviseur le cas échéant
Envoi et suivi des divers documents comptables aux fournisseurs
· Gestion comptable et administrative des marchés de maintenance :
Notification des marchés par la cellule des marchés
Préparation des documents pour la cellule des marchés en cas d’avenant
Suivi des contrats de maintenance
Lancement des parts forfaitaires en début d’année sur l’exercice
Exécution des parts à commande
Suivi des seuils de consommation sur marchés de maintenance – part forfaitaire et part à bons de commandes.
PERSPECTIVES D’EVOLUTION
· Gestion comptable et administrative des opérations de travaux et de maintenance technique :
Le Gestionnaire travaux traite les dossiers de classe 2 dits « Grands Travaux », que les opérations travaux relèvent d’opérations identifiées (OI), d’opérations identifiées techniques/techniques de sûreté (OIT et OITS) ou d’opérations travaux d’envergure réalisées sur le plan courant sur les logiciels CHORUS Pro Travaux et NSI GESTION-SAP.
La cellule des marchés notifie les marchés et les avenants sur la base des documents préparés par le gestionnaire en collaboration avec les ingénieurs
Elaboration des bons de commande après vérification des crédits disponibles Suivi des ordres de service de plannings (interruption, reprise, prolongation)
Gestion des acomptes travaux et des factures de prestations intellectuelles (révision le cas échéant)
Elaboration des décisions de poursuivre et des avenants de travaux supplémentaires
Réalisation des certificats de fin de mission pour les prestations intellectuelles et certificat de fin de travaux (P41)
Gestion des mains levées de caution bancaire, des garanties à première demande, de l’avance forfaitaire
Gestion des sous-traitants
Règlement des décomptes généraux définitifs (DGD)
Etablissement des règlements définitifs des dépenses (RDD)
Libération des retenues de garantie
Mise en service des immobilisations
Communication avec les entreprises
Participation aux bilans financiers en collaboration avec les ingénieurs
COMMUN aux 2 secteurs :
Respect des délais de traitement des factures,
Traitement des rejets de paiement par le Service Facturier
Gestion des litiges avec les fournisseurs
Classement et archivages des étapes de l’opération
Profil recherché
COMPETENCES :
- Maitrise de l’outil informatique : SAP et bureautique (Word, Excel…)
- Notions du code des marchés publics
- Grands principes de la comptabilité publique et distinction des règles comptables et budgétaires qui régissent les dépenses d’exploitation et d’investissement
- Connaissance des procédures de la Fonction Publique et des circuits locaux/centraux
- Connaissance du rôle des interlocuteurs : service facturier, Contrôle Financier, Fournisseurs, Direction des Finances
QUALITES PROFESSIONNELLES :
- Capacité d’organisation, de maitrise du temps et d’archivage des dossiers
- Attitude constructive et esprit d’initiative dans un contexte d'évolution d'organisation
- Qualités relationnelles, rédactionnelles et aptitudes à l’organisation du travail en équipe
- Méthode : Rigueur et implication dans les missions confiées
- Assiduité et ponctualité
À propos de l'offre
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Le département administratif et financier a pour rôle, principal, le suivi administratif et financier des crédits de classe 2 (Investissement) et classe 6 (Exploitation) des opérations de travaux et de la maintenance technique ainsi que du plan courant.
Composition du département Gestion Administrative, secteur travaux :
1 Attaché Administratif Responsable du Secteur TRAVAUX
1 ACH Adjoint à l’Attaché Administratif
9 Gestionnaires Travaux répartis sur deux sites (5 gestionnaires à Necker – 4 gestionnaires à Cochin)
1 référente immobilisations et certification des comptes (travaux et équipements)
La Direction des Investissements, placée sous la responsabilité du Directeur, Ingénieure Général, comprend une direction des travaux, de l'équipement et de la maintenance, ainsi que le département gestion administrative et financière -
Chargée / Chargé de gestion administrative et/ou de paie
