Gestionnaire VAE FH - SFCA
Référence : 2025-1966433
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Université de Toulouse Jean Jaurès
Le poste est ouvert au sein de l'université Toulouse 2 - Jean Jaurès - Localisation : Université Toulouse 2 Jean Jaurès - Campus MIRAIL
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels 1855,89 à 1919,89 € bruts/mois € brut/an Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
1/ Informer, orienter et conseiller les publics relevant du dispositif de la VAE :
Accueillir et informer le public en démarche de validation des acquis de l'expérience. Aider à la définition de projet, à l'identification des acquis et au repérage de la certification.
Elaborer des préconisations au regard du projet de la personne.
Participer aux réunions collectives d'information.
Participer aux salons/forums de la formation et de l’emploi ainsi qu’aux journées portes ouvertes de l’établissement.
2/ Accompagner les publics relevant du dispositif de la VAE :
Aider à la constitution du dossier de recevabilité des stagiaires.
Etudier la partie administrative des dossiers de recevabilité déposés.Dans le cadre de la prestation d'accompagnement, assurer l'accompagnement des stagiaires dans la rédaction de leur dossier de manière méthodologique.
Travailler en collaboratif avec les composantes pédagogiques (administratifs/enseignants) et son N+1.
3/ Assurer la gestion administrative de la VAE :
En lien avec le responsable VAE et les collègues, participer à l'élaboration du planning annuel des opérations de VAE : calendrier de dépôt des dossiers, actualisation du dossier de recevabilité, constitution des dossiers, planification des ateliers, organisation des jurys, préparation des arrêtés de nomination, suivi des PV....
Gérer et actualiser la base de données des candidats VAE.
Suivre la gestion administrative et les relances aux candidats. Aide et accompagnement sur le financement; Correspondances avec les financeursSuivre les recettes : transmission des chèques au régisseur des recettes, gestion des paiements par carte bancaire, transmission des ordres de virement au pôle financier.
Optimiser la gestion administrative de l'activité VAE en exploitant au mieux les outils de gestion (FCA Manager.).Saisir les données dans les divers outils spécifiques à l'activité : FCA Manager, Kairos, Apogée, EDOF,... Edition de contrats, conventions et factures.µ
Participer à l'amélioration continue du secteur en travaillant sur les procédures notamment.
Profil recherché
Savoirs :
- Connaissance de l'université, de son fonctionnement.
- Connaissance des dispositifs et de la réglementation de la formation professionnelle.
- Connaissance de la diversité des publics.
- Connaissance de l'environnement et les réseaux professionnels.
- Techniques documentaires.
- Environnement et réseaux professionnels.
- Techniques d'élaboration de documents.
- Techniques d'accueil téléphonique et physique.
Savoirs faire :
- Gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Evaluer, hiérarchiser et planifier son activité pour respecter les délais
- Accueillir les populations concernées, être capable d'analyser les besoins et les situations de travail
- S'exprimer de façon claire et concise
- Utiliser des bases de données et des logiciels de bureautique
- Utiliser des outils spécifiques à l'activité : FCA Manager, Kairos, Apogée, EDOF, Saghe, France VAE...
- Utiliser des techniques de gestion administrative
- Rédiger des documents simples d'information et de communication.
- Enregistrer et classer des documents
Savoirs être :
- Sens de l'organisation.
- Rigueur et réactivité.
- Sens relationnel.
- Nécessité d'une plus grande polyvalence.
- Travail en équipe.
Conditions de diplômes : BAC minimum
Expérience requise : 1 an sur des missions similaires
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
L’Université de Toulouse - Jean Jaurès est une université d’arts, lettres, langues et sciences humaines et sociales. Elle est membre fondateur de l'Université Fédérale Toulouse Midi-Pyrénées.
Outre le campus Mirail à Toulouse, l’Université déploie ses formations sur des sites implantés dans plusieurs département de la Région Occitanie et à l’international, avec notamment des formations en Malaisie (Kuala Lumpur).
L’université accueille plus de 30 000 étudiants dans 5 UFR, 2 IUT, 7 instituts et écoles internes et 3 écoles doctorales, pour un total de 230 000 m2 de surfaces bâties.
Les Ressources Humaines de l’Université Toulouse - Jean Jaurès sont composées de 1 200 enseignant.e.s et enseignant.e.s-chercheurs.euses et plus de 900 personnels BIATSS qui représentent une masse salariale de plus de 146 M€. Le budget de l’établissement s’élève à 190 M€.
Descriptif du service
La mission du Service de la Formation Continue et de l’Apprentissage (SFCA) est de coordonner et d’animer pour l’université la mission de formation continue et d’apprentissage déclinée dans toutes ses composantes.
Ce service commun permet, avec l’engagement des équipes pédagogiques, de répondre à l’une des missions de l’université : accompagner tout au long de la vie les actifs vers l’obtention d’un diplôme ou d’une certification pour faciliter leur évolution professionnelle ou leur retour en emploi. Par ailleurs, le développement de l’apprentissage propose une véritable alternative de formation.
Le SFCA est constitué de 34 agents dont 9 agents dans le secteur FTLV. Vous serez rattaché.e à la Responsable Secteur FTLV.
À propos de l'offre
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Vacant à partir du 16/02/2026
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Assistante / Assistant de formation
