gestionnaires administratifs-ves et pédagogiques
Référence : 2025-1924698
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université Bourgogne Europe (UBE)
UBE - Localisation : Campus universitaire Dijon
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
- Nature du contrat Non renseigné
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Les missions du-de la gestionnaire administratif-ve et pédagogique sont :
- Assurer la gestion administrative et pédagogique des étudiants (apprenants) depuis la candidature jusqu’à la délivrance du diplôme,
- Accueillir, informer et renseigner les usagers et partenaires (apprenants, enseignants, particuliers…).
La part d’exécution dans les activités ci-dessous dépend de la composante, de son organisation, de son effectif, du nombre d’étudiants, du nombre de formations etc. Certaines de ces activités peuvent être réparties entre plusieurs gestionnaires.
- Accueillir, renseigner, informer, orienter et guider les apprenants tout au long de l’année
- Gérer les candidatures administratives nationales et internationales selon les dispositifs (ecandidat, Parcoursup, Etudes en France, Erasmus…) : documents et pièces, commissions, dossiers, avis…
- Participer au processus des inscriptions administratives
- Gérer les inscriptions pédagogiques
- Assurer le suivi administratif des étudiants tout au long de l’année
- Modéliser l’offre de formation dans les applications concernées (APOGEE, PEGASE, outil de référentiel de l’offre de formation…)
- Construire et mettre à jour l’emploi du temps relatif au parcours de formation en lien avec l’équipe pédagogique
- Constituer et suivre les groupes de TD et TP
- Assurer la gestion administrative des conventions de stages
- Organiser les examens et en assurer le bon déroulement : établir le calendrier, le planning de surveillance, réserver les salles, convoquer les apprenants, recueillir et reprographier les sujets
- Collecter et saisir les notes
- Préparer les jurys : vérifier et corriger les calculs, élaborer les PV provisoires, assister aux jurys et établir le PV définitif
- Diffuser les résultats aux apprenants (affichage, relevé de notes, attestation de réussite, diplômes et suppléments)
Missions et activités secondaires
- Saisir des données et renseigner des indicateurs à des fins statistiques (effectifs), participer à l’élaboration, la diffusion et l’analyse d’enquêtes
- Participer à l’organisation d’actions de communication et d’information (journées « Portes Ouvertes » …)
- Participer à la vie institutionnelle de la composante (élections…)
- Assurer le secrétariat d’un département : Préparer les réunions du département (préparation administrative et logistique) ; suivre les commandes
Profil recherché
Le candidat idéal possède un niveau Bac avec un savoir-faire technique et méthodologique éprouvé. Une maîtrise indispensable des outils bureautiques est requise, ainsi qu'une capacité d'adaptation aux nouveaux outils et logiciels. Une excellente maîtrise de l’orthographe, des compétences en prise de note, et des qualités rédactionnelles sont également essentielles.
Le candidat doit savoir prioriser ses tâches et s'adapter à une organisation nécessitant un travail en équipe. Il est primordial de partager l’information de manière efficace et de rendre compte de ses activités. Le candidat doit faire preuve de rigueur, de fiabilité, d'implication et de discrétion professionnelle. Un sens aiguisé de la communication est nécessaire pour renseigner les étudiants de manière adéquate.
Une expérience préalable en secrétariat scolarité constitue un atout, bien que non obligatoire. Une formation aux logiciels métier spécifiques est prévue durant les premiers mois de fonction.
CONTRAT – CONDITIONS D’EXERCICE
- Prise de poste ou début de contrat prévisible : 01/09/2025
- Fin de contrat prévisible : 31/08/2026
- Contrat : CDD, renouvelable
- Télétravail possible après période d’intégration
- Rémunération : A partir de 1 806 € brut mensuel selon diplôme, expérience, parcours professionnel
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Compétences attendues
cf descriptif du profil recherché
Localisation
Qui sommes-nous ?
Descriptif du service
AFFECTATION
Au sein de l’une ou l’autre des 8 unités de formation et de recherche (UFR), 8 instituts ou école
À propos de l'offre
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Pour candidater, rendez-vous sur le site carrière UBE
Date limite de réception des candidatures : JEUDI 05 JUIN 2025
Les candidats retenus seront convoqués par mail à partir du 10 juin exclusivement pour un entretien aux alentours du 26 juin.
Les candidats qui auront été vus en entretien recevront la deuxième quinzaine de juillet un mail les informant de la suite donnée à leur candidature.
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Vacant à partir du 01/09/2025
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Gestionnaire de scolarité
