Gestionnnaire protocole H/F - COMMUNAUTE URBAINE DE DUNKERQUE

Vous souhaitez contribuer au bon fonctionnement des manifestations et des relations publiques ?
Ce poste est fait pour vous !

Fonction transversale par excellence au sein de la Communauté urbaine de Dunkerque, la direction de la communication mutualisée (80 agents) est une véritable courroie de transmission entre les élus, les services et leurs différents publics internes et externes, pour servir le projet de la collectivité. Elle doit conjuguer vision stratégique, conseil, expertise technique et capacité d'innovation pour valoriser et accompagner l'action publique, faciliter et animer la démocratie participative, éclairer les différents projets, expliciter les politiques publiques, promouvoir le territoire et ses acteurs, et proposer des animations qui permettent de faire société.
Dans ce cadre, vous assurez la gestion, la préparation, la production et le suivi administratif des activités protocolaires.

Vos missions :
? Assistance protocolaire
Assister la responsable du protocole dans l'exécution des missions courantes et la représenter officiellement en cas d'absence lors de réunions institutionnelles ou de comités opérationnels
Participer à la coordination des aspects protocolaires en collaboration avec les élus, partenaires et équipes internes
Apporter une aide dans la définition des formats des évènements protocolaires, à la rédaction des cartons et au suivi des invitations protocolaires

? Gestion des accueils
Assurer l'accueil physique et téléphonique des publics internes et externes, incluant l'orientation des visiteurs, le traitement des demandes, et l'acheminement vers les services compétents selon les procédures établies

? Coordination événementielle
Coordonner les différentes prestations nécessaires à l'événement : agencement de l'espace et des éléments mobiliers et de décorum, sonorisation et technique, traiteur...
Accueillir et guider les invités lors des manifestations officielles ; superviser la signalétique et la distribution des supports d'information

? Suivi administratif
Alimenter quotidiennement les outils de suivi (bases de données, tableaux de bord) ; réaliser des travaux de bureautique avancés (comptes rendus, synthèses, gestion documentaire)

? Gestion des dossiers
Assurer le suivi intégral des dossiers manifestations : constitution, mise en forme, archivage physique et numérique, et actualisation des éléments logistiques

? Production écrite
Concevoir et finaliser les cartons d'invitation selon les normes protocolaires ; garantir leur diffusion dans les délais impartis