HCARTEC-GES-FDP-MAGASINIER ARCHIVES

Localisé à La Rochelle, le service des pensions et des risques professionnels (SPRP) de la DRH-MD a en charge la pré-liquidation des pensions de retraite et d'invalidité des fonctionnaires et des militaires, la liquidation des pensions et rentes des ouvriers de l'Etat et l’instruction des dossiers de victimes d’actes de terrorisme.
Le bureau partenaires et relation usagers assure le traitement des demandes d’information émanant des partenaires et des usagers sous toutes les formes de transmission (courriers, courriels, appels téléphoniques) et de la gestion des flux des demandes et des dossiers des usagers. Le bureau doit répondre dans le respect des normes de qualité à tout sujet portant sur les pensions de retraite et d’invalidité en lien avec les services instructeurs. Le bureau est composé de l’activité « relation usagers »; et l’activité gestion des flux entrants courriers et courriels, de la caractérisation et des flux des dossiers d’usagers pour alimenter les bureaux d’instruction et d’en assurer la conservation.
Le titulaire du poste est chargé de conditionner et de manutentionner les dossiers. Il assure la circulation des dossiers et des pièces au plus près des instructeurs et le suivi informatique via des logiciels spécifiques. Il concourt à l’élimination des dossiers et à la gestion des fonds documentaires au sein l’espace de stockage. Il assure la gestion des travaux de numérisation des flux.
Sortir / Trier / Intégrer / Distribuer quotidiennement les documents de l'espace de stockage.
Consulter et traiter les courriels de la boite fonctionnelle.
Assurer la circulation des dossiers et les échanges (mails/téléphone) avec les organismes extérieurs.
Préparer les liasses et les dossiers à numériser en s’assurant que chaque page puisse être traitée correctement, apposer les étiquettes de détection des typologies.
Procéder à la numérisation des lots.
Contrôler la conformité de la numérisation en fin de journée et le lendemain après indexation
Procéder aux corrections requises lors d’échecs de numérisation, de nommage et d’indexation.
Utiliser les outils informatiques spécifiques (PIPER / DAD /EXCEL / WORD / OUTLOOCK…).
Contrôler les dossiers éligibles à l’élimination selon des critères prédéfinis.
Assurer la manutention des différents plis, paquets ou dossiers adressés ou en partance du
service ainsi que les liaisons SRE/CDC.
Préparer les documents des concessions ouvrières pour la signature du directeur.
Reconditionner, refouler, déplacer, récoler, ranger les documents archivés dans l’espace de stockage en utilisant le cas échéant des chariots roulants ou des Rolls.