(H/F) : Technicienne en gestion administrative et financière

Missions :
La personne assure des fonctions d’assistant-e de direction, de soutien des techniques, des règles et des procédures applicables aux différents domaines de compétence.
Activités :
Assistant-e de direction et soutien logistique (50% de l’activité) :
- Gérer les agendas de l'équipe de direction et contrôler les échéances
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes en français et anglais
- Répondre aux demandes d'informations des services et des organismes extérieurs
- Rédiger des notes et des courriers administratifs en français et anglais
- Sélectionner et diffuser les notes d’informations des tutelles en interne
- Assurer la distribution du courrier et l'affichage des informations
- Assurer le soutien logistique du laboratoire pour tous les personnels : prêt de matériel (vidéoprojecteur, matériel de visio conférence, pointeur laser), gestion des stocks de fournitures administratives
- Assurer le suivi des demandes d'interventions (petits travaux) auprès du service maintenance et logistique de Grenoble INP et de l’UGA
- Suivre et maîtriser le taux d'occupation des bureaux et gestion des clés de bureaux du laboratoire (hors plateformes techniques)
- Gérer la cartographie des locaux et des clés bureaux du laboratoire (hors plateformes techniques)
-Gérer les badges d’accès « visiteurs » du laboratoire

Gestionnaire financière (50% de l’activité) :
- Procéder aux opérations d’engagement des dépenses (achats, missions), d’attestations de livraison
- Elaborer les actes de gestion courante (engagement des commandes, des missions, enregistrement des services faits, vérification et saisie des factures, liquidation des missions, réservation des titres de transport et hébergements
- Produire et collecter des données juridiques, comptables et financières prévues par les contrats (factures, rapports scientifiques etc.)
- Etablir à partir des systèmes d’information des établissements les états et bilans financiers (ANR, Région Rhône-Alpes, Europe, Industriels)
- Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
- Participer aux opérations de fin d'exercice (pointage, solde de commandes...)
- Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables
- Suivre l’évolution des règles et procédures administratives, financières, comptables, et savoir transmettre les informations pratiques sur l’évolution de la législation et ses conséquences.
- Assurer la polyvalence avec les autres gestionnaires du service

Contexte de travail :
GIPSA-lab est un laboratoire de recherche mixte du CNRS, de Grenoble INP-UGA et de l'Université de Grenoble Alpes ; il est conventionné avec Inria et l'Observatoire des Sciences de l'Univers de Grenoble. Il mène des recherches théoriques et appliquées sur l’Automatique, le Signal, les Images, la Parole, la Cognition, la Robotique et l’Apprentissage.
Le GIPSA-lab dévelo
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