IGF-Gestionnaire des moyens de fonctionnement H/F

Au sein d’un service logistique comptant 3 agents, vous interviendrez sur 3 volets principaux :
Gestion de l’organisation des déplacements en France et à l’étranger des membres de l’IGF en liaison avec le prestataire de service du SG – Application Chorus-DT  (40%) :
- réservations des billets de train ou d’avion, recherche et réservation d’hôtels,
- suivi et contrôle sur pièces des états de frais de mission,
- gestion des passeports de service et des demandes de visa,
- suivi des missions et des facturations du prestataire.
Gestion des fonctions logistiques nécessaires aux moyens de fonctionnement du Service (40 %) :
- gestion des manifestations et événements du Service (réceptions, etc.),
- organisation des petits-déjeuners de travail (réservations, commandes, suivi des prestations) et diverses manifestations,
- gestion des cartes multiservices, de cantine, d’accès aux cabinets ministériels, etc,
- réservation, équipement et attribution des salles de réunion (réservation interne et application du Secrétariat général en externe),
- mise à jour de l’annuaire OMEGA,
- gestion des bureaux du Service et des espaces communs (salles de réunion, locaux d’impressions et réserves, espaces de convivialité), déplacement ponctuel de petit mobilier (chaises, caissons, etc.),
- approvisionnement des espaces communs en fourniture et consommables,
- suivi des travaux internes et organisation/réorganisation des espaces de travail en lien avec les services dédiés du Secrétariat général, aménagements immobiliers (commande, contrôle, suivi),
- fournitures de bureau, gestion du courrier et des listes d’envoi,
- participation à la préparation annuelle du DUERP-PAP (document unique et plan de prévention des risques professionnels) et suivi (formation à acquérir à l’arrivée au Service).
Remplacement de l’assistant informatique de proximité (AIP) lors de ses absences et congés. Appui de ce dernier sur ses périodes de pic d’activité (20 %) :
- Traitement des besoins exprimés par les utilisateurs et commande des consommables et des équipements.
- Gestion du stock et des réserves de matériels et de logiciels (licences),
- Préparation et suivi du matériel en réparation ou en cours de déclassement,
- Réception et préparation des matériels et logiciels,
- Installations et interventions sur les postes de travail des utilisateurs, sur les logiciels et périphériques, sur les solutions d’impression, de copie, sur le réseau voix et données local, sur les certificats d’authentification,
- Intervention à distance sur l’environnement de travail par des outils de prise de main à distance, télé-inventaire ou télédistribution en coopération avec les assistants polyvalents (Formation GAIA à acquérir à l’arrivée au service),
- Enregistrement et compte-rendu des interventions dans les outils de suivi (gestion de parc et d’incidents).