Instructeur-trice de gestion - COMMUNE DE MARSEILLE

Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, la nouvelle municipalité entend promouvoir de nouvelles politiques publiques afin de rendre Marseille plus juste, plus verte et plus durable, en mettant les citoyennes et citoyens au centre de ses prérogatives.
Afin d'accompagner ces engagements, la Ville de Marseille peut compter sur la force de ses 12 000 agents avec la volonté de renforcer et de transformer son administration pour un service public innovant et moderne. La Direction du Protocole, sous l'autorité directe du Directeur Général des Services, est chargée de mettre en ½uvre les missions de représentations du Maire et des élus et d'organiser l'ensemble du fonctionnement logistique et technique de l'Hôtel de Ville, au c½ur de l'administration municipale.
Contexte :
La Direction du Protocole est dotée de 3 services dont la coordination est absolument indispensable au bon fonctionnement quotidien de l'institution :
* Le service gestion du protocole, chargé de la coordination des cérémonies officielles et des déplacements
* Le service des manifestations protocolaires, chargé d'organiser le montage des manifestations et de les accompagner sur le plan technique
* Le service de l'administration générale, chargé du fonctionnement administratif de la direction et des moyens humains et matériels nécessaires déployés sur le périmètre de l'Hôtel de Ville.

Votre rôle consistera à :
* Effectuer un accueil physique et téléphonique ;
* Gérer un ou plusieurs agendas ;
* Réceptionner des courriers ou parapheurs et en assurer la diffusion et/ou le suivi ;
* Préparer des dossiers et constituer des archives (dématérialisées ou non) ;
* Planifier et organiser des réunions ou visio-conférences ;
* Effectuer des réservations (salles de réunion, déplacements..) ;
* Mettre en forme des courriers, les enregistrer, les archiver et les diffuser
* Prendre contact avec d'autres secrétariats ou services ;
* Procéder aux commandes de fournitures de bureau
* Résoudre des problèmes logistiques ou informatiques mineurs en lien avec les services compétents.