Office Manager (H/F)

Missions :  
La mission principale du poste consiste à veiller au bon fonctionnement du service : cela implique la gestion administrative et budgétaire du service, la gestion des aides à la mobilité pour les étudiants et le personnel, un appui à l’organisation de la mobilité sortante des étudiants, l’organisation de l’accueil des partenaires internationaux. 
Il intervient en soutien de la direction du service pour des activités transverses. 
 
Activités principales [découlant de la mission principale] : 
 
Gestion des aides à la mobilité des étudiants et du personnel  
Gestion des subventions et des aides à la mobilité stage et études (Erasmus +, CROUS et aides internes à l’établissement) : étude des demandes, contrôle des dossiers, répartition 
des aides, saisie des demandes de mise en paiement sur SIFAC, monitoring des outils de suivi 
Organisation des commissions d’attribution des aides à la mobilité  
Mise à jour et communication des informations relatives aux différents programmes de bourse par mail et sur Moodle 
Assistance aux personnels ayant des projets de mobilité Erasmus + : préparation des dossiers et des demandes d’aide à la mobilité  
 
Appui à l’organisation des mobilités sortantes : 
Participation à l’organisation et au suivi des jurys de départ à l’étranger et à la procédure de nominations des étudiants (programme ingénieur, bachelor et apprentis) 
Saisie des mobilités sur Aurion et Beneficiary Module pour Erasmus + 
Participation aux réunions d’information pour les usagers du service (étudiants et personnels)  
Participation à la constitution des dossiers, au contrôle des pièces et au suivi des démarches  
Echanges avec le réseau des partenaires 
 
Gestion administrative et budgétaire du service :  
Suivi du budget du service en lien avec la directrice : saisie des bons de commande et des ordres de mission, reporting 
Organisation des déplacements internes au service  
Organisation des prestations en lien avec les différents évènements du service (accueil des partenaires internationaux, évènements étudiants) 
 
Activités transverses :  
Participation aux réponses aux enquêtes 
Contribution à la création d’outils de gestion (tableau de bord des mobilités, suivi des aides, annuaires…) et de suivi qualité 
Participation aux rencontres de réseau (AMPERE, Erasmus +, journées thématiques…) 
Participation à la mise à jour des outils de communication interne et externe (Moodle, livrets de départ, catalogue de formations)