Officier d'Etat-Civil, Agent d'Accueil Polyvalent - MAIRIE D'AMBARES-ET-LAGRAVE
Référence : O033250520000334
- Fonction publique : Fonction publique Territoriale
- Employeur : Communes
- Localisation : Ambarès-et-Lagrave
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
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Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Sous l'autorité du ou de la Responsable du Service Population/Citoyenneté, l'agent participe à la réception des usagers de la Commune et de la Région dans le cadre des missions qui lui sont confiées. Par ailleurs, il sera appelé à travailler en étroite collaboration avec les autres services de la Direction Relation à l'usager et en particulier ses collègues du SDIU.
Accueil des usagers dans le cadre des multiples missions du service :
- Accueillir le public sur rendez-vous, voire dans l'urgence,
- Répondre au téléphone,
- Assurer la traçabilité des tâches effectuées dans l'intérêt du service et des usagers,
- Accueillir les usagers des communes voisines, voire de toute la région dans le cadre des demandes de titre d'identité,
- Participer avec ses collègues à la gestion des permanences du samedi matin.
Gestion de l'activité du service par rendez-vous :
- Gérer son planning de rendez-vous en partage avec ses collègues,
- Prioriser les urgences après analyse,
- Gérer l'agenda des cérémonies ainsi que les occurrences afférentes,
- Gérer les différentes boites mail du service,
- Gérer les courriers destinés au service sur l'application dédiée.
Gestion des activités de back-office :
- Organiser son planning hebdomadaire en respectant des plages de back-office en collaboration avec ses collègues,
- Anticiper et planifier ces plages en période de congés,
- Gérer son annualisation sur l'application dédiée.
Renforcer l'équipe élection en période de scrutin :
- Rejoindre l'équipe élection en préparation de scrutin,
- Participer à la préparation matériel des scrutins,
- Palier à l'absence des collègues en assurant la gestion de l'Etat-Civil ou du funéraire au cours de ces périodes.
Participer à la gestion des opérations funéraires attachées au service :
- Délivrer les documents demandés quotidiennement par la chambre funéraire,
- Exercer une vigilance régulière sur la boîte mail funéraire,
- Analyser les demandes d'inhumations dans le cimetière communal et délivrer les documents nécessaires,
- Délivrer les clefs du cimetière aux professionnels du cimetière dans le cadre de la gestion des travaux.
Assurer la passation des bons de commandes et le suivi des factures en collaboration avec son responsable :
- Rédiger les bons de commande,
- Assurer le suivi des factures.
Profil recherché
Possédant idéalement une première expérience au sein d'un service d'Etat-Civil, d'accueil ou d'administration générale, vous maîtrisez les bases du droit civil et funéraire, ainsi que l'organisation des collectivités territoriales. Vous connaissez les règles fondamentales de l'Etat-Civil, savez rédiger les actes afférents avec rigueur, et comprenez les principales modalités d'organisation d'un scrutin. Vous disposez également de notions en matière de procédures d'achat public et avez une bonne connaissance de l'organigramme d'une collectivité.
Organisé, rigoureux et autonome, vous êtes capable de hiérarchiser vos priorités et de gérer plusieurs tâches en parallèle. Vous savez analyser une demande, la reformuler de manière claire, et adapter votre discours en vulgarisant le langage administratif selon l'interlocuteur. Vous possédez de solides qualités rédactionnelles, un bon niveau d'orthographe, ainsi qu'une maîtrise des outils bureautiques (Pack Office 365), de la gestion de messagerie et des fonctions de base d'un poste informatique.
Vous appréciez le travail en équipe et en open space, convaincu qu'une dynamique collective favorise la qualité de service et l'entraide au quotidien. À ce titre, vous vous montrez impliqué, solidaire et attentif aux besoins de vos collègues, dans une démarche centrée sur l'intérêt collectif et le service rendu à l'usager.
Doté d'un bon relationnel, vous faites preuve d'écoute, de pédagogie, de diplomatie et d'une empathie mesurée. Vous êtes souriant, accueillant, disponible avec les usagers comme avec les élus et les agents, tout en respectant la discrétion et la déontologie inhérentes à la fonction d'Officier d'État-Civil. Vous savez anticiper les besoins du service et faire preuve de disponibilité, notamment durant les périodes de forte activité.
Qui sommes-nous ?
A 15 kilomètres au nord de Bordeaux se trouve la Ville d'Ambarès-et-Lagrave, une collectivité territoriale à taille humaine où il fait bon travailler et se former
Pour faire vivre son territoire et rendre un service public de qualité, la commune recrute chaque année des dizaines de personnes (titulaires, contractuels, apprentis...). Cette grande famille de professionnels compte environ 300 femmes et hommes investis, ambitieux et soucieux de contribuer à l'intérêt commun.
De plus, la Ville est attachée à l'accompagnement et au soutien des jeunes dans leurs premières expériences professionnelles. C'est pourquoi, chaque année, elle accueille également une cinquantaine de stagiaires (du collège à l'Université).
Cette grande famille, c'est la nôtre !
Alors si comme nous, vous souhaitez vous former et exercer un métier porteur de sens dans un environnement professionnel agréable, convivial et vous permettant de concilier votre vie professionnelle avec votre vie personnelle, rejoignez-nous !
À propos de l'offre
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Temps de travail et congés :
36 heures hebdomadaires (35 heures + 1 heure permettant de bénéficier de 6 RTT par an)
25 jours de congés annuels + 6 RTT + éventuellement 2 jours de fractionnement (pour une année)
Rémunération et avantages :
Rémunération statutaire (en référence à un grade et un indice de la fonction publique + régime indemnitaire en référence à une grille interne + éventuellement, un supplément familial de traitement).
Possibilité d'adhérer à un contrat collectif d'une mutuelle santé
Possibilité d'adhérer à un contrat collectif de prévoyance (avec participation de la collectivité)
Participation à l'abonnement de transports en commun à hauteur de 75 %
Possibilité de rencontrer notre assistante sociale du personnel
Adhésion au CNAS
Accès gratuit à la piscine municipale avec possibilité de participer à des activités aquatiques (aquatonic, aquaboxing...)
Accès gratuit à des séances d'activités physiques proposées aux agents (sports "doux" et sports collectifs)
Accès gratuit à la bibliothèque municipale
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. -
Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif
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Art. L332-14 du code général de la fonction publique - Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
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Vacant à partir du 01/09/2025
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Chargée / Chargé de l'instruction et de la délivrance des titres
