PH10801 - gestionnaire Ecole Doctorale BIOSPC 562 H/F

RÉSUMÉ DU POSTE
Sous l’autorité fonctionnelle du directeur de l’école doctorale, le/ la gestionnaire d’école doctorale a pour mission d’assurer la gestion administrative, pédagogique, financière et logistique de l’école
doctorale, en lien avec le Collège des Ecoles Doctorales et dans le respect de la réglementation. Il/elle assurera en outre des missions de communication en vue de valoriser les activités de l’école doctorale.

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS
Gestion administrative et pédagogique :
• Assurer le secrétariat administratif de l’école doctorale : accueil, permanence téléphonique et
électronique (en français et anglais), convocations aux réunions et conseils, rédaction des comptes
rendus
• Gérer les dossiers des étudiants de leur inscription à la soutenance de thèse, en s’appuyant sur la
réglementation en vigueur :
• Valider les candidatures sur la plateforme E-candidat
• Recenser les conventions de formation
• Réceptionner et vérifier les dossiers de soutenance
• Suivre des comités de thèse
• Gérer les offres de formations internes et le portfolio
• Assurer un rôle d’interface et de coordination avec les différents services administratifs de
l’université
• Assurer le lien entre la direction de l’école doctorale et les différents partenaires (doctorants,
équipes d’accueil, directeurs de thèse…)
• Renseigner les enquêtes pour les tutelles et les partenaires (2 UFRs, Universités, Collège des écoles
doctorales, Ministère, HCERES) : nombre de doctorants, insertion professionnelle, enquête SIREDO, …
• Participer à l’organisation de forums, congrès, journées de l’école doctorale, réunions d’entrée et
de sortie
Suivi du financement des doctorants :
• Mettre en place de recrutement des doctorants contractuels
• Suivre les différents appels d’offre pour les financements de thèse
• Gérer et proposer des formations en liaison avec le Département des formations du CED
Gestion financière :
• Suivre les missions et les engagements
• Suivre l’exécution budgétaire en lien avec la plateforme financière
Mise à jour et suivi de données : • Suivre les indicateurs définis par l’HCERES et la direction de l’école
doctorale (taux encadrement, taux de réussite)
• Suivre les abandons de thèses
• Mettre en place des actions de prévention pour réduire la durée de thèse
Communication :
• Assurer la publication et la diffusion des informations scientifiques
• Mettre à jour le site Web, la brochure de l’école doctorale et le vademecum