PH12578 - Gestionnaire Soutenance de thèse - Doctorat H/F
Référence : 2024-1591666
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Université Paris Cité
- Localisation : 5 rue Thomas Mann 75013 Paris
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
RÉSUMÉ DU POSTE
Gestion administrative et suivi de l’organisation des soutenances de thèses au sein d’Université Paris Cité : 750 soutenances par an.
Le poste est placé au sein du bureau des soutenances, intégré dans le département « Gestion administrative des doctorants ».
DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS:
- Accueillir et informer les doctorants et directeurs de thèse sur la procédure de soutenance
- Préparer et suivre les dossiers de soutenance, notamment via l’application de gestion dématérialisée, en collaboration avec les écoles doctorales et la bibliothèque universitaire.
- Appliquer la réglementation et les procédures relatives aux soutenances et aux diplômes des thèses de doctorat (vérifier les pièces nécessaires et s’assurer du respect des délais).
- Saisir, vérifier et mettre à jour les bases de données (APOGEE et DEMAT).
- Saisir, mettre en forme, reproduire et envoyer les documents de soutenance
- Réceptionner, vérifier, classer et diffuser les documents reçus par courrier.
- Renseigner et mettre à jour les tableaux de suivi partagé de gestion.
- Gérer les demandes d’attestation de réussite, la saisie et la transmission aux docteurs.
- Suivi des demandes d’édition des diplômes de docteur.
- Mise en parapheur et veille au retour des documents pour avis-signature VP recherche.
Profil recherché
PROFIL RECHERCHÉ:
Connaissances:
Connaissances de l’organisation et du fonctionnement des établissements publics à caractère scientifique, culturel et professionnel.
Connaissances générales de la réglementation et des procédures du domaine de la formation doctorale, notamment de la soutenance de thèse.
Connaissance générale des techniques de gestion administrative et d’élaboration des documents
Connaissances générales techniques de communication orale et écrite
Connaissances générales des techniques et règles de classement et d’archivage
Savoir-faire – Compétences opérationnelles:
Une formation aux différents outils métiers sera proposée.
APOGEE : Application pour l’organisation et la gestion des enseignements et des étudiants
DEMAT : Application de dématérialisation de la procédure de soutenance
Messagerie Outlook
Tableur Excel
Traitement de texte Word
AMETHIS : Accès multi-établissement aux thèses
Savoir-faire :
Analyser et gérer les demandes d’information
Mettre en œuvre et faire respecter les procédures et les règles relatives aux soutenances de thèse
de doctorat
Savoir évaluer et hiérarchiser les besoins des doctorants et de leur encadrement, et leur apporter
des réponses spécifiques et adaptées.
Rendre compte de l’état d’avancement des dossiers et alerter au besoin.
Faire preuve de pédagogie.
Rédiger, enregistrer et classer des documents et des courriers.
Savoir-être – Compétences comportementales:
Rigueur et sens de l’organisation
Bon relationnel et sens du travail en équipe
Adaptabilité et autonomie
Réactivité
Capacité à anticiper les échéances et respecter un calendrier de travail
Qui sommes-nous ?
REJOINDRE UNIVERSITÉ PARIS CITÉ
Ancrée au cœur de la capitale, Université Paris Cité figure parmi les établissements
français et internationaux les plus prestigieux grâce à sa recherche de très haut niveau,ses formations supérieures d’excellence, son soutien à l’innovation et sa participation active à la construction de l’espace européen de la recherche et de la formation.
Labellisée Idex depuis mars 2018, Université Paris Cité s’appuie sur ses enseignants, ses chercheurs, ses enseignants- chercheurs, ses personnels administratifs et techniques,
ses étudiants, pour développer des projets scientifiques à forte valeur ajoutée, et former les hommes et les femmes dont le monde de demain a besoin.
Des sciences exactes et expérimentales aux sciences humaines et sociales, en passant par la santé, Université Paris Cité a fait de l’interdisciplinarité un marqueur fort de son identité.
Elle compte aujourd’hui 64 000 étudiants, 7 500 personnels, 138 laboratoires, répartis au sein de ses trois grandes Facultés en Santé, Sciences et Société et Humanités et de l’institut de physique du globe de Paris.
Rejoindre Université Paris Cité c’est faire le choix de l’exigence et de l’engagement au service de valeurs fortes ; celles du service public, de la rigueur scientifique et intellectuelle mais aussi de la curiosité et de l’ouverture aux autres et au monde.
Descriptif du service
PRÉSENTATION DE LA DIRECTION/STRUCTURE D'ACCUEIL DU POSTE:
Au sein de la Direction de la recherche, de l’internationalisation, de la valorisation et des études
doctorales (DRIVE), le pôle « Collège des Ecoles Doctorales & HDR » regroupe tous les services en lien
avec la formation doctorale. Le pôle est composé de 35 agents, comprend 3 départements « gestion
administrative des doctorants », « gestion et animation des écoles doctorales », « formation des
doctorants » et une équipe dédiée à l’habilitation à diriger des recherches (HDR).
À propos de l'offre
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Horaires d'ouverture au public
Disponibilité -
Vacant à partir du 02/09/2024
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Gestionnaire de scolarité
