PH8971 - Responsable du Département « Gestion administrative des doctorants » H/F

Référence : 2023-1407004

  • Fonction publique : Fonction publique de l'État
  • Employeur : Université Paris Cité
  • Localisation : 5 rue Thomas Maan 75013 Paris
Domaine: Enseignement et formation
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  • Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
  • Expérience souhaitée Non renseigné
  • Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
  • Catégorie Catégorie A (cadre)
  • Management Non renseigné
  • Télétravail possible Non renseigné

Vos missions en quelques mots

RÉSUMÉ DU POSTE
Responsable du Département « Gestion administrative des doctorants » au sein du pôle « Collège des
Ecoles Doctorales et HDR », sous l’autorité de la Directrice du pôle.

DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS
En collaboration avec le Département d’animation et de gestion des Ecoles Doctorales et le
Département de formation des doctorants au sein d’Université de Paris.
• Animation et coordination de 3 équipes et d’une cellule :
• Equipe Inscriptions
• Equipe soutenances
• Equipe financements, contrats doctoraux, missions complémentaires
• Cellule – diplômes Doctorat et HDR
• Pilotage de la campagne d’inscription administrative :
o Organisation administrative de l’équipe
o Environ 3000 doctorants /an
o Prévision du calendrier, répartition des missions notamment des agents saisonniers
o Organisation logistique et technique de la chaîne d’inscription
o Suivi des dossiers complexes et des demandes de régularisation
• Pilotage la procédure de soutenance
o Organisation administrative de l’équipe
o Environ 670 soutenances UP par an
o Harmonisation de la procédure (Composition des jurys, envois des pré- rapports, attestations de
réussite…. ) et veille réglementaire.
o Accompagnement du déploiement de la dématérialisation de la procédure pour les Ecoles
Doctorales - Université de Paris
• Mise en place des financements (Contrats doctoraux) et missions complémentaires.
o Organisation administrative de l’équipe
o Supervision de la campagne de recrutement des contrats doctoraux (environ 500 CD par an)
o Aide au montage financier, contractuel et administratifs des recrutements
o Supervision de la campagne d’attribution des Bourses de mobilités (BDMI) octroyées par le Collège
des Ecoles Doctorales.
o Fiabilisation des informations liées aux financements dans APOGEE
• Supervision de la délivrance des diplômes de doctorat et des HDR (Cellule)
• Démarche qualité : actions d’amélioration (correctives, préventives et d’amélioration continue).
• Animer des groupes de projet et rendre compte de leurs avancées.
• Indicateurs – enquêtes – indicateurs de suivi et d’objectif de la formation doctorale
• Membre du bureau du Collège des Ecoles Doctorales : Assurer l'instruction de dossiers complexes
en vérifiant la conformité réglementaire

Profil recherché

PROFIL RECHERCHÉ
Connaissances
• Organisation et fonctionnement des établissements publics à caractère scientifiques, culturels et
professionnels.
• Bonne connaissance des techniques de gestion administrative.
• Bonne connaissance de la réglementation et des procédures relatives à la formation doctorale,
• Bonne connaissance des partenaires et des réseaux de la formation doctorale
• Connaissance juridique générale
• Bonnes qualités rédactionnelles
Savoir-faire – Compétences opérationnelles
• Pack office / messagerie
• ecandidat
• APOGEE
• PHARE (RH)
• DEMAT (application de dématérialisation de la procédure de soutenance)
• Amethis (Accès multi- établissements aux thèses, à l'international et au suivi des doctorants et
docteurs)
• SIFAC
Savoir-être – Compétences comportementales
• Rigueur et sens de l'organisation
• Réactivité et polyvalence
• Sens relationnel et de la communication
• Capacité à travailler en autonomie
• Capacité à gérer les aléas
• Capacité à anticiper les échéances, planifier et respecter les délais.
• Sens de la confidentialité
• Savoir rendre compte
Niveau de diplôme souhaité (le cas échéant)
N/A
MODALITÉS DE CANDIDATURE
Pour proposer votre candidature, veuillez suivre ce lien : https://emploi.u-paris.fr/chercher-une-offre?
posteReference=BAG0000459-8971
Pour retrouver toutes nos offres d'emploi, rendez-vous sur https://emploi.u-paris.fr

Qui sommes-nous ?

REJOINDRE UNIVERSITÉ PARIS CITÉ
Ancrée au cœur de la capitale, Université Paris Cité figure parmi les établissements
français et internationaux les plus prestigieux grâce à sa recherche de très haut niveau,
ses formations supérieures d’excellence, son soutien à l’innovation et sa participation
active à la construction de l’espace européen de la recherche et de la formation.
Labellisée Idex depuis mars 2018, Université Paris Cité s’appuie sur ses enseignants, ses
chercheurs, ses enseignants- chercheurs, ses personnels administratifs et techniques,
ses étudiants, pour développer des projets scientifiques à forte valeur ajoutée, et former
les hommes et les femmes dont le monde de demain a besoin.
Des sciences exactes et expérimentales aux sciences humaines et sociales, en passant
par la santé, Université Paris Cité a fait de l’interdisciplinarité un marqueur fort de son
identité.
Elle compte aujourd’hui 64 000 étudiants, 7 500 personnels, 138 laboratoires, répartis
au sein de ses trois grandes Facultés en Santé, Sciences et Société et Humanités et de
l’institut de physique du globe de Paris.
Rejoindre Université Paris Cité c’est faire le choix de l’exigence et de l’engagement au
service de valeurs fortes ; celles du service public, de la rigueur scientifique et
intellectuelle mais aussi de la curiosité et de l’ouverture aux autres et au monde.

À propos de l'offre

  • Encadrement
    Oui
    Conditions particulières d'exercice
    • Encadrement et animation de 3 équipes et d’une cellule : 10 personnes plus des agents saisonniers
    (septembre- décembre)

  • Vacant à partir du 01/02/2024

  • Responsable de service de scolarité

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