Poste d'Adjoint Administratif au Pôle Médico-Social H/F

· Collaboration avec les tutelles,

· Participation à l’utilisation de Via Trajectoire,

· Mise en œuvre de tableaux de bord et indicateurs de suivi,

· Suivi des enquêtes,

· Gestion des régies (thérapeutique et administrative),

· Contrôle et regard sur les factures de fonctionnement,

· Gestion du logiciel CHRONOS,

· Gestion des stocks de fournitures de bureau et de matériels (suivi, contrôle, relance commandes),

· Gestion documentaire,

· Organisation de réunions, commissions spécialisées,

· Prise de notes, mise en forme de documents,

· Rédaction de notes, documents et/ou rapports,

· Rédaction annuelle des rapports d’activités,

· Prise de rendez-vous et gestion de l’agenda,

· Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques,

· Réception du courrier,

· Traitement des courriers, dossiers, documents,

· Organiser et contrôler les dossiers des usagers,

· Classement, archivage,

· Traitement des mandats et demandes patrimoine,

· Participation à la démarche Qualité et de Gestion des Risques,

· Contribuer aux travaux institutionnels en lien avec le projet d’établissement.

Mission spécifique MAS :

· Gestion de la planification des visites familles.

Missions spécifiques ITEP :

· Gestion des taxis,

· Participation préparation pré-rentrée.

Compétences attendues et souhaitées

· Capacité d’écoute,

· Capacité d’adaptation,

· Sens du travail en équipe pluridisciplinaire,

· Sens des responsabilités,

· Autonomie et capacité à prendre des initiatives,

· Faire preuve de discrétion professionnelle,

· Capacité d’analyse et d’organisation.

Responsables fonctionnels/Liens privilégiés

Liaison hiérarchique :

·       Directeur de l’Offre Médico-Sociale,

·       Cadre de Santé,

·       Infirmier Coordinateur.

Relations fonctionnelles :

·       Equipes administratives,

·       Soignantes,

·       Educatives.