Poste polyvalent - section courrier et remplacement à l'accueil général en cas de besoin
Référence : MINT_BA094ATC-102712
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Préfecture du Val-de-Marne
- Localisation : Préfecture du Val-de-Marne BCRU 21 à 29 avenue du Général-de-Gaulle 94038 CRETEIL CEDEX
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non
Vos missions en quelques mots
Groupe RIFSEEP : 1
Vos activités principales
1 Effectuer le traitement du courrier « départ » et « arrivée» qui se décompose de la façon suivante :
-Apporter le courrier -départ- à l’agent de la poste à l’arrivée du camion entre 8 heures 45 et 9 heures 30 et récupérer le courrier -arrivée-
-Dépouiller, trier, répartir le courrier ordinaire et recommandé et enregistrer les plis recommandés dans le tableau de suivi ad hoc
-Prendre en charge les courriers recommandés de la DDPP -mission nouvelle confiée au BCRU le 01/12/2022
-Regrouper et affranchir les courriers « départ » dont ceux de la DDPP
-Avec l’aide et sous le contrôle de la cheffe de bureau et de son adjointe, identifier le courrier réservé à transmettre aux membres du corps préfectoral puis le scanner et l’enregistrer dans le fichier ad hoc.
2 Enregistrer les colis -arrivée- et aviser de leur arrivée le service compétent et préparer et enregistrer dans le tableau de suivi ad hoc les colis - départ
3 Accueillir :
en particulier, les huissiers et autres agents des directions de la préfecture, des sous-préfectures, des autres services de l’État, les huissiers et autres agents des communes ou du conseil départemental -dépôt et récupération de courrier et – ou - de parapheurs
apposition du cachet de réception en préfecture des actes soumis au contrôle de légalité
remise aux huissiers et autres agents communaux des paquets de CERFAS de demandes de CNI et passeports majeurs et mineurs après accord du CERT- et les livreurs privés.
4 Attribuer les numéros d’enregistrement des arrêtés préfectoraux sur demande des directions de la préfecture et des autres services de l’État et enregistrer les demandes dans le tableau de suivi ad hoc.
5 Assurer le suivi des parapheurs externes.
6 Récupérer, trier et orienter le courrier déposé dans les deux boîtes aux lettres mises à disposition des usagers par la préfecture.
7 En cas d’absence d’un des deux titulaires du poste, le remplacer, en cas de besoin, à l’accueil général de la préfecture dont les missions sont les suivantes :
Relevé quotidien du contenu des urnes mises à disposition des usagers pour recueillir les fiches de suggestions-réclamations et remise des fiches à la cheffe de bureau ou à son adjointe
orientation
en cas de besoin, accompagnement des PMR vers les rampes d’accès et l’ascenseur situés en zone A mais également de visiteurs dans les étages
renseignements et remise aux usagers de coupons d’information
mise en œuvre des mesures préconisées en cas d’incident -rappelées dans la fiche incident affichée dans chaque box
tenue statistique quotidienne du nombre de personnes reçues.
8 Tenue régulière -intégration des données chaque vendredi après-midi du planning hebdomadaire des agents qui assureront l’accueil général la semaine suivante et actualisation du planning -en cas d’arrivée de nouveaux agents.
Profil recherché
Vos compétences principales mises en œuvre
Connaissances techniques
Connaître l’environnement professionnel -Niveau pratique
Avoir des compétences en informatique - bureautique - Niveau pratique
Savoir-faire
Savoir-travailler en équipe - Niveau pratique
Savoir s’organiser - Niveau pratique
Savoir analyser - Niveau pratique
Avoir l’esprit de synthèse - Niveau pratique
Savoir-être
Savoir-accueillir - Niveau pratique
Savoir s’adapter - Niveau pratique
Savoir s’exprimer oralement - Niveau pratique
Vos perspectives :
Les compétences mises en œuvre sur le poste permettent une bonne connaissance des circuits administratifs, d’acquérir une polyvalence, une autonomie professionnelle et une facilité d’adaptation aux imprévus.
Éléments de candidature
Personnes à contacter
À propos de l'offre
-
Localisation administrative et géographique / Affectation
Localisation :
21 à 29, avenue du Général-de-Gaulle – 94038 CRETEIL CEDEX
Affectation :
Préfecture du Val-de-Marne
Secrétariat Général Commun Départemental (SGCD) du Val-de-Marne (mis en place le 01/01/2021)
Direction des Ressources Humaines et des Moyens
Bureau du Courrier et des Relations avec les Usagers
Emploi(s) type / Code(s) fiche de l’emploi-type
-Gestionnaire courrier : code FP2ADM03
Votre environnement professionnel
Activités du service
Le BCRU assure quotidiennement 3 grandes missions :
-la gestion de l’accueil général de la préfecture ;
-la gestion du courrier (notamment traitement du courrier « départ » et « arrivée », affranchissement, sélection et transmission du courrier réservé au corps préfectoral) ainsi que la transmission au corps préfectoral des circulaires reçues sur les deux boîtes fonctionnelles ad hoc et leur envoi dématérialisé aux destinataires désignés par l’autorité préfectorale ;
-la gestion des courriels (reçus sur la boîte fonctionnelle prefecture@val-de-marne.gouv.fr et sur la plateforme MAARCH).
En outre, il a notamment en charge le suivi des suggestions-réclamations formulées par les usagers, le suivi des parapheurs externes et l’attribution des numéros d’arrêtés.
Composition et effectifs du service :
Le bureau du courrier et des relations avec les usagers est composé de 8 agents :
- 1A, cheffe de bureau ;1B, adjointe à la cheffe de bureau ; 4C, section... -
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
-L’accueil général est ouvert de 8 h 45 à 16 h 30
-à titre exceptionnel et seulement en cas de nécessité, les agents en charge de cet accueil qui en sont d’accord peuvent être amenés à le démarrer plus tôt ou à le finir plus tard
-La pause méridienne est de 3/4 d’heure et d’1 heure si l’effectif le permet
-Une discrétion totale est exigée dans le bureau ;
-Les agents exercent leurs missions dans le respect des engagements « Services Publics + » mais seront amenés à appliquer dans les mois qui viennent le nouveau référentiel QUALI ATE initié le 01/02/2024.
Durée attendue sur le poste : 3 ans
Qui contacter ?
Mme Caroline PIERSON
cheffe du Bureau du Courrier et des Relations avec les Usagers
01 49 56 61 81
caroline.pierson@val-de-marne.gouv.fr
Mme Mireille MATHUIN Adjointe à la cheffe du BCRU
01 49 56 61 83
mireille.mathurin@val-de-marne.gouv.fr
ET
sgc-rh@val-de-marne.gouv.fr
Liste des pièces requises pour déposer une candidature :
Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à ces adresses :
Personnels du ministère de l'Intérieur
https://www.google.com/url?sa=t&source=web&rct=j&opi=89978449&url=https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf&ved=2ahUKEwjm6YuE_KSNAxXSU6QEHVgnC9YQFnoECAoQAQ&usg=AOvVaw2kmBqe693dvm0kGI6VBPKZ -
Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique (anciennement loi n°84-16 du 11 janvier 1984), cocher le ou les article(s) sur le(s)quel(s) s’appuie le recrutement sur contrat :
2° de l’article L332-2 (anciennement 2° de l’article 4) -
Vacant à partir du 07/03/2025
-
Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager
