PREF 21 - Chargé.e des interventions

Activités principales


Sous l’autorité du directeur de cabinet, du chef de bureau de la représentation de l’État et en lien avec l'agent responsable du pôle « interventions/distinctions » l’agent chargé des interventions instruit plusieurs catégories de dossiers en provenance de nombreux services de l’État, notamment de la Présidence de la République, ainsi que des ministères et des administrations centrales.
Le chargé des interventions réceptionne également des demandes de la part des parlementaires, des élus locaux et des particuliers.
L’instruction de ces dossiers implique une rigueur et une bonne organisation pour le/la chargé(e) des interventions. Le dossier ou requête doit être enregistré (réseau informatique et application d’enregistrement de courrier spécifique : « maarch courrier »), et analysé avant d’établir la lettre d’attente à l’aide de modèles pré-établis. La saisine (obtention d’éléments de réponse) ou la transmission auprès du service compétent (services de l’État, collectivités territoriales….) sont ensuite effectuées soit par mail ou par courrier.
A réception des éléments de réponse, une réponse exhaustive est rédigée par l’agent puis signée par la hiérarchie.
La transmission auprès du service compétent implique un suivi pour la mise à jour du dossier : un calendrier pré-établi doit être respecté pour l’obtention de la copie de la réponse (envoi de courriels de relance), d’où une bonne organisation dans ce domaine.
Au regard de cette instruction, l’agent met à jour des tableaux de mise à jour exploités par la cellule régionale de la performance et veille au respect des délais de réponse.
En parallèle à cette mission principale, et pour développer la polyvalence au sein de l’équipe il peut également contribuer en tant que de besoin à renforcer l’agent chargé des distinctions honorifiques et/ou à l'agent responsable du pôle interventions/distinctions : demandes d’extrait de casier judiciaire (B2), saisie d’informations et insertion de documents sur l’application du Système d'Information des Distinctions Honorifiques, mise sous pli de diplômes et classement de dossiers.
Contribution, en tant que de besoin, au processus électoral, notamment des travaux de saisie et de vérification.
Plusieurs missions peuvent également être confiées à l’agent dans le cadre des activités du chargé du protocole notamment la préparation des dossiers pour le corps préfectoral, la tenue et mises à jour de tableaux lors d’invitations, des démarchages téléphoniques auprès de divers prestataires, des mises sous pli d’invitations ou des travaux de saisie.
Rigoureux, doté d’un bon sens de l’analyse, de rédaction et d’organisation, l’agent doit également maitriser le travail en équipe et avoir un bon sens des relations humaines.