PREF 35 - Secrétaire du Sécrétaire Général, SGA et des préfets CSATE
Référence : MINT_BA035ATC-96942
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Préfecture d'Ille-et-Vilaine
- Localisation : RENNES
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
RIFSEEP : 1
EMPLOI TYPE: ADM005A
Fondements juridiques : Le poste est ouvert aux contractuels sur le fondement 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique.
Personnes à contacter : Pierre LARREY, secrétaire général : secretariat-general@ille-et-vilaine.gouv.fr
Vos activités principales
Secrétaire général :
- Assure l’accueil physique et téléphonique
- Gère les contacts du responsable : gestion de l’agenda, des déplacements, filtrage des interlocuteurs
- Planifie, organise et assure le suivi de réunions
- Rédige des courriers et constitue des dossiers administratifs (synthèse de documents)
- Traite des dossiers ponctuels et assure le suivi d’affaires réservées
- Gestion des messageries fonctionnelle du secrétariat général
- Gestion des frais de réception et des frais de la résidence du secrétariat général
- Gestion des déplacements, réservations train et hôtel avec AMPLITUDES via CHORUS DT
Secrétariat préfets CSATE :
Suivi d’agenda, gestion de messagerie fonctionnelle des préfets CSATE, gestion des déplacements, réservations train et hôtel par AMPLITUDES via CHORUS DT
Secrétariat SGA, sous-préfet chargé de missions :
Suivi d’agenda, gestion de la messagerie fonctionnelle, gestion des déplacements, gestion téléphonique, réservations train hôtel par AMPLITUDES via CHORUS DT, gestion de centre de coûts
Gestion des frais de réception et des frais de la résidence du secrétaire général adjoint
Profil recherché
Vos compétences principales mises en œuvre
Connaissances techniques :
- connaître l’environnement professionnel : niveau maîtrise – à acquérir
- avoir des compétences en informatique/bureautique : niveau pratique – requis
Savoir- faire :
- savoir travailler en équipe : niveau expert – requis
- avoir l'esprit de synthèse : niveau expert - requis
Savoir-être :
- s'avoir s'exprimer oralement niveau maîtrise – requis
- savoir s’adapter : niveau expert – requis
- avoir le sens des relations humaines : niveau expert – requis
- savoir communiquer : niveau maîtrise - requis
Éléments de candidature
Personnes à contacter
À propos de l'offre
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votre environnement professionnel
Activités du service
- Gestion des contacts ; gestion des appels téléphoniques
- Gestion du courrier ; gestion parapheurs ; courrier réservés ; gestion de la messagerie
- Gestion des absences ; gestion des déplacements ; gestion des réceptions
- Gestion des salles de réunion ; classement des documents – Archivage numérique
Composition et effectifs du service
Le secrétaire général, le secrétaire général adjoint et 2 assistantes
Liaisons hiérarchiques
Le secrétaire général, le secrétaire général et des préfets CSATE
Liaisons fonctionnelles
Tous les services de a préfecture, les services extérieurs DDI, les élus, tous publics
durée sur le poste : 3 à 5ans -
spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
Travail en binôme avec 2 tranches horaires : 08h00-16h30 // 10h00 – 18h30
Maîtrise des logiciels bureautiques : WRITER CALC – OPEN OFFICE – ICASSO – MAARCH – GRR – CHORUS DT -
Fondements juridiques : Le poste est ouvert aux contractuels sur le fondement 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique.
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Vacant à partir du 01/05/2025
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Secrétaire
