PREF 86 - Adjoint(e) au chef du bureau Moyens généraux et appui aux services

Groupe RIFSEEP : 2
Vos activités principales :
- assure la suppléance et l’intérim du responsable du bureau MGAS
- assure le suivi des réponses apportées aux demandes des services et fait le rapport à de sa hiérarchie
- complète les indicateurs du service des actions du bureau MGAS
- réalise les achats et la gestion des commandes : reprographie, mobilier, fournitures, titres et formulaires, matériel et matériaux pour les travaux en régie et l'entretien du patrimoine
- suit la gestion des abonnements
- assure le suivi des dépenses d'habillement des chauffeurs, des agents techniques et personnels de résidence
- réalise l’exécution budgétaire des dépenses du centre de coût logistique de la préfecture et des DDI pour l'action 5 du BOP 354 et de l’action 2 (hors-titre 2) du BOP 354
- saisit les demandes d'achat dans Chorus Formulaires pour les commandes en logistique
- assure la gestion et la coordination administratives du traitement des archives (en lien avec les services et archives départementales - organisation des campagnes de versement et de destruction)
- réalise et suit les inventaires : mobilier administratif, résidences du corps préfectoral, œuvres d'art
- effectue les états des lieux d'entrée et de sortie concernant les résidences (dont logement stagiaire INSP)
- participe à l’organisation logistique et l’encadrement des événements et visites officielles en lien avec le BRECI ou le service organisateur
Votre environnement professionnel :
Activités du service
Le secrétariat général commun de la Vienne (SGc) assure pour l’ensemble des directions de préfecture et DDI, les fonctions support inhérentes à la gestion des ressources humaines, à la gouvernance budgétaire et la performance, à l’immobilier et aux moyens généraux (IMG), aux fonctions d’accueil, ainsi qu’aux systèmes d’information et de communication.

Le pôle IMG est constitué de 2 bureaux, le bureau MGAS et le bureau maintenance, travaux et sécurité bâtimentaire.

Activités du bureau MGAS :
- manutention, aménagement et agencement des locaux
- suivi et entretien du parc de véhicule (maintenance, suivi, achat/vente...)
- maintenance en régie (nettoyage des locaux, contrôle et maintenance préventive et corrective, registres de sécurité)
- commandes et inventaires (achat et gestion des commandes de fournitures, abonnements, matériaux…)
- suivi budget et marchés (crédits de fonctionnement hors immobilier)
- Logistique diverse d’événement interne/externe
Composition et effectifs du service
Bureau MGAS : 10 agents
1 responsable du bureau 1 adjoint, gestionnaire logistique et budgétaire
1 agent gestionnaire logistique et budgétaire, responsable parc véhicules
7 agents de maintenance des bâtiments et logistique dont 1 électricien
Liaisons hiérarchiques
Responsable du bureau MGAS, responsable du pôle IMG et son adjoint
 Liaisons fonctionnelles
Services préfecture, sous-préfectures, sites des DDI
Corps préfectoral
Entreprises, fournisseurs