PREF 971 - Assistant-e de direction SGAR

Groupe RIFSEEP : 1
Vos activités principales :
Vous assisterez le Secrétaire Général pour les Affaires Régionale, pour l'organisation de son agenda, l'organisation de réunions, la tenue à jour de documents communs ...
A ce titre, vous devez faire preuve de réactivité, de disponibilité et avoir un bon relationnel. Vos missions vous conduiront sur des thématiques diverses et variées, en effet, vos missions revêtent la plupart du temps un caractère urgent. Par ailleurs vous serez amené à travailler sur des thématiques diverses et variées en lien direct avec toute l’équipe du SGAR.

Vos principales missions sont :
- Suivi de l’agenda du SGAR et préparation du planning journalier avec les dossiers liés aux rdv
- Traitement des mails de la boite fonctionnelle
- Préparation de dossiers pour M. le Préfet
- Organisation des réunions demandées par le SGAR et réservation des salles, assistance à la préparation de réunion pour les agents du SGAR
- Organisation des Comités d’Administration Régionale (CAR), des bilatérales avec les services déconcentrés de l’État et des CODIR du service
- Traitement de dossiers ponctuels et suivi
- Accueil physique et téléphonique
- Dispatching du courrier et des parapheurs mis en signature
- Coordination avec l’Adjoint au SGAR et les différents chargés de mission
- Traitement de dossiers ponctuels et suivi
- Gestion des congés de l’équipe
- Gestion des fournitures pour l’équipe
- Gestion des frais de déplacement du SGAR
- Organisation des déplacements du SGAR, Adjoint(e) au SGAR et Chargé(e)s de missions
- Mise à jour des bases de données de contacts
- Création et lancement de visio
- Lien avec les services techniques concernant les problématiques liées au bâtiment
- Organisation des évaluations annuelles
- Gestion du budget de la carte achat du SGAR- Lien avec les services techniques concernant les problématiques liées au bâtiment

Votre environnement professionnel :

Activités du service
Le SGAR anime et coordonne l’action des services déconcentrés de l’État en région. Structure interministérielle, il est force de propositions stratégiques auprès du Préfet de Région.
Composition et effectifs du service
Le SGAR est composé de 25 agents plurisdisciplinaires
 Liaisons hiérarchiques
SGAR
Liaisons fonctionnelles
En externe: les services déconcentrés de l’État et les collectivités territoriales, les structures liées au développement économique sur le territoire.
En interne : le SGAR, l’adjoint au SGAR, les chef(fes) de pôle, les chargé(es) de mission et agents du service ainsi que les différents agents des préfectures de Guadeloupe et de Saint-Martin.