PREF 988 - Assistant(e) de direction

Groupe RIFSEEP 2
Vos activités principales :
En votre qualité d’assistant(e) de direction, vous serez affecté(e) au pôle secrétariat du secrétariat général du haut-commissariat et sous l’autorité de la responsable du secrétariat mutualisé (catégorie B).
Vous apporterez votre soutien organisationnel à ces deux cadres dans l’exercice de leurs missions :
        Gestion logistique :
-       accueil physique et téléphonique des RDV de la direction
-       gestion des agendas et préparation des dossiers d’un directeur
-       profil ASSIST dans l’application Chorus Déplacement Temporaire (Chorus DT) pour préparer les déplacement professionnels du directeur et en lien avec le bureau des moyens (réservation de transports, d’hébergements)
-       rédaction et suivi des ordres de missions individuels des agents habilités à se déplacer dans le cadre de leurs fonctions en lien avec le bureau des moyens ;
-       gestion des plannings de réservation de salle de réunion et de visioconférence pour les réunions du directeur ;
-       validation des demandes d’absences ou de régularisation d’horaires déposées dans CASPER après avis du directeur et suivi des absences des encadrants de la direction (chefs de bureau et adjoints) ;
-       organisation des moments de cohésions pour les agents (journée annuelle des agents du haut-commissariat, repas de fin d’année de la direction…)
         Gestion administrative :
-       réception et enregistrement des courriers à mettre au visa du directeur
-       suivi du chrono des courriers envoyé par le directeur
-       mise à jour des arrêtés de délégations de signature du directeur avec publipostage
-       classement et archivage en lien avec le référent archives.

Dans le cadre de vos missions, vous assurerez également des missions transversales à fortes responsabilités :
- la suppléance des autres agents du pool du secrétariat général durant leurs absences ;
- l’aide ponctuelle, lors des périodes à forte activité.