PREF08 Chargé / Chargée de la coordination départementale

Catégorie statutaire : B
Corps : Secrétaire administratif
Groupe RIFSEEP : B3
Vos activités principales :
Vous participez à l'élaboration des dossiers de réunion pour le préfet et le secrétaire général (hors thématique sécurité et visites officielles) et des dossiers de CAR, pré-CAR et collèges des Préfets,
Vous êtes chargé du courrier réservé : vous assurez l'enregistrement/l'archivage numérique, le suivi et le tri,
Vous assurez le suivi des parapheurs et courriers des DDI/UD et autres services de l’État (Protection Judiciaire de la Jeunesse, ARS, DREAL, etc.)
Vous êtes en charge de l'organisation du CSDE (collège des chefs de service déconcentré de l’État) en collaboration avec le chef de bureau,
Vous assurez le suivi des dossiers du secrétaire général et du préfet,
Vous enregistrez les arrêtés préfectoraux de portée générale,
Vous enregistrez et assurez la mise à la signature des actes administratifs de la DDFIP,
Vous êtes chargé des cessions immobilières des offices HLM,
Vous êtes chargé des cessions de biens de la SNCF et de RFF, arrêtés de classement et de déclassement de biens SNCF,
Vous assurez la polyvalence au sein du bureau,
Vous participez à l'archivage,
Vous vous assurez du suivi de l’établissement et de la diffusion des comptes-rendus rédigés par les services,
Indicateurs : alimentation mensuelle du tableau des indicateurs du service

Votre environnement professionnel :
Activités du service
Placé sous l’autorité du Directeur de la Coordination et de l’Appui aux Territoires, le Bureau de la Coordination Administrative répond au principal besoin d'assurer l'interface avec les membres du corps préfectoral, l'ensemble des Directions Départementales Interministérielles et Unités Départementales du département, ainsi que des services de la préfecture.
Il assure différentes missions telles que :
Suivi des parapheurs et courriers des DDI et autres services de l’État,
Préparation des dossiers de CAR, pré-CAR, collège des Préfets, dossiers divers pour le préfet et le secrétaire général (déjeuners avec les parlementaires, avec le Conseil Départemental, avec les élus, déjeuner de travail avec les chambres consulaires, réunion extérieure ou visite),
Compte-rendu des réunions du Comité de Direction de l’État, du collège des services déconcentrés de l’État et des « bilatérales » avec les DDI et les autres services de l’État,
Suivi des dossiers transverses,
Coordination des contributions au rapport d’activité des services de l’État dans les Ardennes.

Composition et effectifs du service
3 agents :
- 1 chef de bureau A
- 2 agents chargés de la coordination départementale B

Liaisons hiérarchiques
- La cheffe du bureau de la coordination administrative
- Le directeur de la coordination et de l'appui aux territoires

Liaisons fonctionnelles
- Tous services de la préfecture et services déconcentrés de l’État