PREF13 - SP ISTRES - Secrétaire particulier(ère) du Sous-Préfet
Référence : MINT_BA013ATC-103412
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Préfecture des Bouches du Rhône
- Localisation : Istres
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération Fourchette indicative pour les contractuels Non renseignée Fourchette indicative pour les fonctionnaires Non renseignée
- Catégorie Catégorie C (employé)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Groupe RIFSEEP: 1
Vos activités principales:
Gestion de l’agenda avec autonomie et discernement :
- saisie en autonomie des réunions du Sous-préfet et mise à jour dans logiciel OBM
- demandes de rendez-vous, audiences ou réunions internes et externes
- participation à la réunion encadrement du Sous-préfet
- communication permanente au chauffeur des changements d’agenda
- confirmation de présences aux diverses réunions
- réservations pour les déjeuners
- réponses divers courriers
Etablissement du programme hebdomaire des déplacements :
- préparation programme et gestion des modifications de dernière heure
- réservation des déplacements en train, avion et réservation nuitée d’hôtel puis établissement des fiches de remboursement des frais de déplacement dans Chorus DT
Gestion des appels :
- filtrage des communications
- redirection vers les interlocuteurs adéquats
- appels internes et externes sur demande autorité
Messagerie :
- gestion de la messagerie reservée aux usagers et redirection vers les services concernés
- veille de la messagerie du Sous-préfet et redirection vers chefs de bureaux, édition des documents pour mise à la lecture
- gestion messagerie du secrétariat, invitations réunions, déjeuners et réceptions : transmission pour décisions et réponses
Gestion des frais de représentation et budget résidence :
- gestion tableau de suivi des frais de représention du Sous-préfet
- gestion tableau suivi frais de résidence
- saisie des dépenses dans logiciel cartes achats
Divers :
- mise à jour des contacts du Sous-préfet
- suivi des dossiers : ajout de dernière minute
- saisie des évaluations du Sous-préfet
- accueil des invités (installation et café)
- mise à jour base de données et expédition des cartes de vœux du Sous-préfet
- saisie et transmission demandes absences du Sous-préfet
- commandes traiteur pour réception à la résidence du sous-préfet
- information du personnel de résidence et soutien pour organisation
Votre environnement professionnel:
Activités du service :
Activités liées au fonctionnement interne des services de la sous-préfecture
Composition et effectifs du service :
La Cellule Ressources et Appui est composée de 7 agents de catégorie C
Liaisons hiérarchiques:
Le Sous-préfet – La Secrétaire Générale
Liaisons fonctionnelles:
Les Membres du Corps préfectoral – La totalité des services extérieurs de l’État – La totalité des bureaux de la Sous-préfecture, les services de la préfecture, collectivités locales, services de police et de gendarmerie.
Profil recherché
Connaissances techniques:
- Connaître l'environnement professionnel niveau maîtrise requis
- Avoir des compétences en informatique et bureautique niveau maîtrise requis
- Avoir des compétences budgétaires et comptables niveau pratique requis
Savoir-faire:
- Savoir s'organiser niveau expert requis
- Avoir l'esprit de synthèse niveau maîtrise requis
- Savoir travailler en équipe niveau maîtrise requis
Savoir-être:
- Avoir le sens des relations humaines niveau expert requis
- Savoir s'exprimer oralement niveau expert requis
- Savoir s'adapter niveau maîtrise requis
Durée attendue sur le poste : 3 ans
À propos de l'offre
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Sous-Préfecture d'Istres
Avenue des Bolles – CS 60004 – 13800 ISTRES -
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:
Spécificités : Poste exigeant de la disponibilité, de la discrétion, de la réactivité, de l’organisation, de l’autonomie, l’esprit d’iniative et le sens des relations humaines. Contraintes horaires
Qui contacter?
Pour les informations relatives au poste:
Le Sous-préfet – La secrétaire générale
04-42-86-57-10
Pour les informations relatives à la procédure de recrutement:
sgc-srh-mobilite@bouches-du-rhone.gouv.fr
Lien vers le formulaire de mobilité :
https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf -
Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique (anciennement loi n°84-16 du 11 janvier 1984), 2° de l’article L332-2 (anciennement 2° de l’article 4).
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Vacant à partir du 01/09/2025
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Assistante / Assistant de direction
