PREF13 SP ISTRES - Agent(e) en charge des missions d'accueil et de proximité de la sous-préfecture

Groupe RIFSEEP: 2

 
Vos activités principales :
La sous-préfecture de Istres, composée de 39 agents, est une sous-préfecture dynamique, implantée sur un secteur géographique stratégique des Bouches du Rhône et aux nombreux enjeux en termes économique, industriel, social, militaire et environnemental.
L’ensemble des équipes est réparti sur 3 bureaux et soutenu par une cellule spécifique d’appui (CRA : Cellule Ressource et Appui) commune à l’ensemble des agents et des chefs de service.
L’agent en charge des missions d’accueil à la sous-préfecture est rattaché à la CRA, placée sous l’autorité de Mme la Secrétaire générale et pilotée et coordonnée directement par l’assistante de Mme la Secrétaire générale, responsable du CRA.
En contact direct avec le public (usagers, élus, entreprises, agents des autres services…), il a pour mission d’animer et organiser l’espace d’accueil et d’information qui est situé au 1er étage de la sous-préfecture et qui constitue la porte d’entrée stratégique de tous les services.
Il a pour mission principale :
- d’accueillir physiquement ou téléphoniquement, l’usager, l’écouter, l’informer et le diriger vers le ou les service(s) compétent(s) ; dans ce cadre, il peut être amené à expliquer les procédures aux usagers, transférer des appels ou prendre des messages ;
- de réceptionner, trier et répartir les courriers suivants les services et les compétence de chacun ;
- d’affranchir les courriers et d’effectuer l'actage des actes remis par les collectivités territoriales dans le cadre du contrôle de légalité ;
- de gérer tous les accès au site pour les visiteurs, les appariteurs, les livraisons… en les enregistrant, en délivrant des badges d’accès et en les orientant ;
- de s’assurer de la bonne mise en œuvre de la politique d'accueil mise en place en sous-préfecture et correspondant aux engagements définis par le référentiel service public+.
 Il a également pour missions :
- sous l’autorité de la responsable du CRA, de participer activement aux missions de proximité indispensables dans une sous-préfecture de la taille de Istres (sécurité, commande, informatique, RH, stocks, devis…) ;
- de venir en renfort des autres membres du CRA, en cas de besoin, voire des autres agents de la sous-préfecture si nécessaire.
Votre environnement professionnel:
Activités du service:
Activités liées au fonctionnement de la Cellule Ressources et Appui (ensemble des fonctions-support : RH, budget, entretien , secrétariat , courrier, accueil , standard , actage...).
Composition et effectifs du service:
 La cellule est composée de 6 agents de catégorie C
Liaisons hiérarchiques :
L’agent chargé de la coordination et du pilotage de la cellule
La secrétaire générale de la sous-préfecture de Istres
Liaisons fonctionnelles:
Tous les bureaux de la Sous-Préfecture, les collectivités territoriales, les livreurs, la Poste, les usagers...