PREF35 - Chef du pôle « Secrétariat particulier »
Référence : MINT_BA035ATB-92882
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
- Employeur : Préfecture d'Ille-et-Vilaine
- Localisation : RENNES
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
RIFSEEP : 1
Fondements juridiques : Le poste est ouvert aux contractuels sur le fondement 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique.
Personnes à contacter :
emmanuel.coquand@ille-et-vilaine.gouv.fr
severine.metillon@ille-et-vilaine.gouv.fr
Vos activités principales
Placé sous l’autorité conjointe du préfet, du directeur de cabinet et du chef de cabinet, le titulaire du poste :
1 – En binôme avec une seconde assistante, assure le secrétariat du préfet :
- Accueil physique et téléphonique, filtrage des communications,
- Administration de la messagerie fonctionnelle du secrétariat du préfet,
- Gestion de l’agenda du préfet : planification, organisation et suivi des réunions ; organisation des déplacements, réservations train et hôtel avec AMEX via CHORUS DT, réponses aux invitations
- Suivi du courrier réservé du préfet et diffusion d’orientations aux services attributaires,
- Prise de note, rédaction de courriers administratifs et constitution des dossiers administratifs (synthèse de documents),
- Suivi des parapheurs à la signature ou au visa du préfet,
- Préparation des réponses à la correspondance personnelle du préfet : félicitations, remerciements, vœux….
- Coordination, avec le personnel de résidence, de l’organisation des déjeuners et réceptions présidés par le préfet : élaboration et envoi d’invitations, recueil des réponses, élaboration de plans de table.
2 – organise et coordonne le fonctionnement et l’activité du pôle « Secrétariat particulier » :
- Suivi de l’agenda de la Directrice de cabinet,
- Péparation de dossiers, réunions ou événements ponctuels,
- Organisation matérielle des audiences adressées au préfet, notamment dans le cadre de visites officielles,
- Organisation d’audioconférences et de visioconférences,
- Rédaction des déclarations d’absence du Préfet et des arrêtés de suppléance zonale, régionale et départementale,
- Gestion des permanences et des congés des membres du corps préfectoral,
- Suivi des notes hebdomadaires de permanence,
- Gestion des stocks de fournitures et de cadeaux de représentation (y compris médailles de la préfecture),
- Gravure des médailles (hors distinctions honorifiques).
3 – met en œuvre les moyens nécessaires pour garantir la fiabilité, la qualité et les délais de traitement des affaires relevant du pôle,
4 – assure l’encadrement des agents du pôle et garantit le suivi administratif de leur carrière.
Profil recherché
Connaissances techniques :
- connaître l’environnement professionnel : niveau maîtrise – requis
- avoir des compétences en informatique/bureautique : niveau maîtrise – requis
Savoir- faire :
- savoir s’organiser : niveau maîtrise – requis
- savoir travailler en équipe : niveau maîtrise – requis
- savoir rédiger : niveau pratique – requis
- avoir l'esprit de synthèse : niveau pratique - requis
Savoir-être :
- savoir s'exprimer oralement : niveau maîtrise – requis
- savoir s’adapter : niveau maîtrise – requis
- avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise – requis
- savoir communiquer : niveau maîtrise - requis
Éléments de candidature
Personnes à contacter
À propos de l'offre
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Votre environnement professionnel
Activités du service
La direction du cabinet est composée du service du cabinet et de la Direction des sécurités.
Le service du cabinet est chargé de l’ensemble des actions relevant de la représentation de l’État et de la communication.
Le pôle secrétariat particulier est le garant de la coordination des activités du Préfet et de la Directrice de cabinet, en tenant compte des différentes missions afférent à un préfet de département, de réhion et de Zone de défense.
Composition et effectifs du service
5 cadres A – 3 cadres B – 8 cadres C
- Pôle secrétariat particulier : 3 agents
- Pôle conducteurs : 3 agents
- Pôle communication interministérielle : 3 agents
- Pôle affaires politiques et institutionnelles : 3 agents
- Pôle protocole, chancellerie et distinctions patriotiques : 2 agents
Liaisons hiérarchiques
Préfet
Directrice de cabinet
Chef de cabinet
Durée attendue sur le poste
3 ans minimum
Liaisons fonctionnelles
Le corps préfectoral, les élus (les parlementaires, le Conseil Départemental, le Conseil Régional, les Maires), l’ensemble des services déconcentrés de l’État, à l’échelle du département et de la région, les services ministériels, les personnalités départementales et les partenaires extérieurs.
Emploi(s) type
Assistant d’administration générale ADM005A -
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
Ce poste peut amener à travailler dans l'urgence et par anticipation.
Il suppose des amplitudes horaires coordonnées des trois assistantes pour assurer l’ouverture du secrétariat particulier en continu de 08h00 à 19h00.
Il nécessite disponibilité et discrétion.
Le poste n’est pas télétravaillable. -
Fondements juridiques :
Le poste est ouvert aux contractuels sur le fondement 2° de l'article L.332-2 du code général de la fonction publique. -
Vacant à partir du 01/03/2025
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Assistante / Assistant de direction
