PREF38-Assistant(e) de direction au sein du pôle des assistants préfète et directrice de cabinet

Groupe RIFSEEP : 1
Vos activités principales
Accueil
 Accueil téléphonique et des visiteurs des autorités ainsi que filtrage. Pendant son absence, suppléance de l’huissier.

Coordination des agendas
 Gérer et suivre les agendas électroniques en lien avec les services et les diffuser
 
Organiser les déplacements des membres du corps préfectoral en liaison avec le garage – réservation trains et hôtels
Assurer la préparation des dossiers « journées » avec demandes de notes aux services Prises de rendez-vous en lien avec les services et demandes de notes
Management de l’information
Trier et suivre les courriers, les fax, parapheurs et sous-couverts Gestion des boîtes fonctionnelles secrétariat-préfet / secrétariat-dircab / boîte préfet
Gestion des outils communs, gestion du tableau des réunions récurrentes, mise en place de réunions, réservation des salons d’honneur
Domaine réservé
Coordonner le travail d’évaluation du corps préfectoral et les archiver
Planning des permanences et administration des congés du corps préfectoral Réception dans les appartements : notes d’organisation et plans de table
Gestion des réceptions privées du préfet en lien avec la résidence
Centralisation des congés du cabinet du préfet sous la supervision du directeur de cabinet


Assistance de direction administrative
Gestion et rédaction de la correspondance des autorités qui ne relève pas des activités officielles gérées par le service du protocole, rédaction de courriers simples, frappe, photocopies, etc.)
 
Appui transversal aux missions du cabinet (notamment en situation de crise, élections, médailles, préparation des visites ministérielles,.)
 Votre environnement professionnel
Activités du service du cabinet
Gérer les affaires transversales du Cabinet
Gestion des dossiers urgents en fonction de l’actualité
Coordination de l’activité du cabinet
 
Composition et effectifs du service
La Direction du Cabinet comprend la direction des sécurités et le bureau du cabinet et de la communication interministérielle
La Direction des sécurités comprend :
le bureau du pilotage des politiques publiques de sécurité
Le bureau des polices administratives et des armes
le service interministériel des affaires civiles et économiques de défense et de protection civile qui comprend
Le bureau du cabinet et de la communication interministérielle comprend les missions de représentation de l’État, de communication, de transport d’autorité (garage) et de secrétariat préfet.
 
Liaisons hiérarchiques
Préfète, directrice de cabinet,