PREF40 - Assistant.e du corps préfectoral

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :
- Gestion de l'agenda électronique de l’ensemble des membres du corps préfectoral, en lien étroit avec la sous-préfecture de Dax ;
- Accueil physique et relations téléphoniques de l’ensemble des membres du corps préfectoral ;
- Organisation et mise en place pratique des réunions initiées par le corps préfectoral en lien avec les services de la préfecture, les directions départementales interministérielles et les services déconcentrés.
- Anticipation et préparation des échéances ;
- Collecte des productions et édition des dossiers des membres du corps préfectoral en lien la coordination interministérielle : Bureau de la représentation de l’État et de la communication en particulier et Direction de la Coordination des Politiques Publiques et de l’Aménagement du Territoire ;
- Production des différents courriers liés au corps préfectoral ;
- Réservation des salles pour les directions de la préfecture ;
- Suivi des signataires, numérisation – le cas échéant - et diffusion du courrier réservé après lecture des membres du corps préfectoral ;
- Relations avec les secrétariats des DDI et services déconcentrés.

Votre environnement professionnel

Activités du service :
Les principales tâches consistent en la gestion des agendas respectifs du corps préfectoral (préfet, secrétaire général, directeur de cabinet). L’organisation des emplois du temps comprend également l’organisation matérielle des déplacements du corps préfectoral et, dans certains cas, l’organisation de réunions (convocations) qui se tiennent en préfecture. Elle comprend aussi la vérification que les dossiers ont bien été transmis au corps préfectoral.
La coordination matérielle des différentes réceptions et cérémonies à la résidence préfectorale est également une activité constante toute l’année, ainsi que le secrétariat (courriers administratifs, réponses aux invitations).
Enfin, l’accueil téléphonique quotidien constitue une activité importante (appels d’élus, des services déconcentrés ou d’usagers, ..) pour des demandes de rendez-vous ou le suivi des dossiers.

Composition et effectifs du service :
Le service est composé de 3 assistantes de catégorie C dont une délocalisée chez le secrétaire général

Liaisons hiérarchiques : Le corps préfectoral
Liaisons fonctionnelles : Tout public