PREF59-Agent chargé de la coordination du courrier

Groupe RIFSEEP : 2
Vos activités principales:
Le référent, coordinateur du courrier, participe, anime et coordonne les différents postes de travail de la section (ouverture et tri, affranchissement, enregistrement des recommandés), il a également en charge:
-la tournée de récupération et de dépôt du courrier au sein des directions de la préfecture (deux fois par jour);
-la distribution des journaux papier aux membres du corps préfectoral (les jours ouvrés entre 7h30 et 8h00);
-la collecte et le dépôt du courrier pouvant nécessiter l’utilisation du véhicule de service sur le site Giélée (permis de conduire requis);
-les envois -en nombre notamment- conditionnant l’utilisation de l’imprimante d’adressage et la machine à mettre sous pli;
-la gestion du courrier -circulaires, instruction et saisine « grand public - dématérialisé (boîtes aux lettres électroniques fonctionnelles);
- le suivi des dépenses liées à l’affranchissement et le suivi des contrats et les échanges avec les fournisseurs de services, en collaboration avec l’agent du SGCD en charge du dossier.
- l’affectation des courriers sensibles (courriers réservés/signalés) vers les membres du cors préfectoral,
Il effectue, organise et anime l’envoi et/ou la distribution des courriers et/ou courriels pour les directions métiers dans le cadre d’opérations particulières liées aux événements (vœux, élections, notifications/informations, communication préfectorales…).
Il est également force de proposition et conseille sa hiérarchie s’agissant de l’amélioration des process et de la rationalisation des dépenses. Il assure la formation des nouveaux arrivants de sa section.
Il assure, pour sa partie, le suivi et la mise en œuvre des objectifs de la certification qualité, il est également responsable du suivi et de l’animation des différents indicateurs d’activité de sa section, en outre, il peut être requis en appui des vaguemestres/secrétariats pour assurer des rotations entre les sites de Scrive et de Giélée.
Il assure la mise à jour des fichiers d’adresses et la gestion des listes de diffusion.
En cas de nécessité il peut être sollicité pour offrir un soutien polyvalent aux autres sections du BRU.
Votre environnement professionnel:
Activités du service :
Le bureau des relations avec les usagers est en charge de l'orientation et de l'information du public. Il assiste également les autres services de la préfecture pour le développement de bonnes pratiques.
Le pôle courrier traite des documents écrits et électroniques envoyés ou déposés en préfecture aux fins d’orientation et d'acheminement dans les services. Il assure également l'expédition du courrier émis par les services de la préfecture. Il prend en charge certains envois de courrier en nombre : adressage, mise sous pli et affranchissement. Le point d'accueil numérique est chargé, dans le cadre de la dématérialisation des démarches du ministère de l'intérieur, de l'inclusion numérique.