PREF69 - Gestionnaire administratif(ve) et financier(ère)

Groupe RIFSEEP : 3
Vos activités principales
- Gestion administrative : suivi des dossiers administratifs des agents, gestionnaire CASPER, établissement des frais de déplacement, des indemnités (dans le cadre des permanences) et des heures supplémentaires des agents. Gestion des avis de contraventions.
- Gestion financière : suivi des dépenses du centre de coût cabinet/garage : établissement des bons de commande, gestion budgétaire en lien avec le SGC, réception des marchandises, gestion des stocks, renseignement des tableaux de suivi budgétaire.
Le volet gestionnaire est soutenu par l’encadrement du cabinet et les assistants de la directrice de cabinet en cas d’absence du/de la titulaire du poste
- Secrétariat de la Conseillère Diplomatique (gestion de l’agenda, prises de rdv, gestion des déplacements)
- Secrétariat Préfet CSATE (réservation hôtels trains CHORUS DT)
- Établissement de la permanence hebdomadaire des services de l’État
- Gestion des congés des préfet(e)s de la région Auvergne-Rhône-Alpes
- Mise à jour de l’annuaire des préfectures de la région Auvergne-Rhône-Alpes
- Gestion des cartes élus/ rédaction des PV d’installation des MCP/ dérogation pour accès aux archives
- Gestion dossiers de subventions de la DILCRAH (délégation interministérielle à la lutte contre le racisme, l'antisémitisme et la haine anti-LGBT) via CHORUS formulaires
Votre environnement professionnel
Activité du service :
Le bureau du cabinet est chargé de l’organisation des visites et des déplacements ministériels dans le département, du protocole et des relations extérieures, de l’information du ministère de l’intérieur en matière d’élections et d’affaires politiques, du suivi du courrier parlementaire et ministériel, de l’instruction des dossiers de demande d’attribution des distinctions honorifiques.
Le bureau de la communication est chargé des relations avec la presse, de la communication des services de l’État, de la réalisation de lettres et plaquettes d’information)
Composition et effectifs du service :
Le cabinet de la préfète de région est composé de 39 agents (dont le bureau du Cabinet, le service régional de la communication interministérielle)
Liaisons hiérarchiques :
Chef(fe) du bureau du cabinet et son adjoint(e)
Directeur/Directrice de cabinet
Liaisons fonctionnelles :
Les autres sections du cabinet (secrétariat du préfet, secrétariat du directeur de cabinet, service automobile, protocole, service régional de la communication interministérielle)
Le SGC, les fournisseurs et prestataires extérieurs, la plate-forme CHORUS
Les services déconcentrés de l’État
Les secrétariats des préfets de la région