PREF85-ASSISTANT(E) DE LA SECRÉTAIRE GÉNÉRALE ET DU SECRETAIRE GENERAL ADJOINT

Groupe RIFSEEP : 1 
Vos activités principales : 
- Traiter les contacts de la secrétaire générale et du secrétaire général adjoint : accueil physique et téléphonique, agenda ;
- Gestion de l'agenda et des appels téléphoniques de la secrétaire générale et du secrétaire général adjoint ;
- Planifier, organiser et suivre les déplacements et réunions de la secrétaire générale en lien avec les services (DCPATE, Cabinet) ; coordination avec le bureau de la représentation de l’État et les conducteurs ;
- Anticipation des réunions présidées ou auxquelles participe la secrétaire générale ou le secrétaire général adjoint et s'assurer des dossiers et déplacements (horaires, moyens...) ;
- Gérer la documentation et les archives de la secrétaire générale; classement physique (papier) et numérique ; édition de documents à la demande ;
- Gestion de la boîte fonctionnelle de la secrétaire générale; mise à jour des annuaires et de la documentation ;
- Gérer notes et correspondances adressées par la secrétaire générale (courriers simples, vœux…) ;
- Traiter des dossiers ponctuels et suivi d’affaires réservées ;
- Préparation des réceptions, cocktails, déjeuners et dîners organisés par la secrétaire générale ;
- Suivi des frais de représentation ; gestion logistique liée aux activités de la secrétaire générale ;
- Travail en coordination avec le secrétariat commun «Préfet-Directeur de Cabinet » ;
- Archivage et classement des dossiers conservés par la secrétaire générale.

Votre environnement professionnel :
Activités du service:
Le secrétariat général comprend :
- le chargé de mission qualité/performance, contrôleur de gestion et contrôleur interne financier ;
- le référent fraude départemental, contrôleur interne financier suppléant;.
La secrétaire générale est chargée de l'animation des politiques publiques mises en place au niveau départemental en liaison avec l'ensemble des services de l'État (D.D.I, unités départementales, SGCD, directions de la préfecture), sous l'autorité du préfet. Elle est sous-préfète de l’arrondissement chef-lieu. En son absence, elle assure la suppléance du préfet.
Le secrétaire général adjoint, sous-préfet, est chargé de la mise en oeuvre de toute mission confiée par le préfet, et sous son autorité, en lien avec les services de préfecture et les DDI, et en coordination avec les membres du corps préfectoral.
Composition et effectifs du service : 
Les services du secrétariat général sont composés de la DCL et de la DCPATE, soit au total 72 agents.
Liaisons hiérarchiques:
La Secrétaire générale, le secrétaire général adjoint.
Liaisons fonctionnelles:
Le corps préfectoral et tous les services de la préfecture et des sous-préfectures, les services déconcentrés au niveau départemental et régional de l'État, les collectivités territoriales.