PREF92 Assistant de direction

Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :
Vous assurez le secrétariat d’un membre du corps préfectoral.
A ce titre, vos missions vous conduiront à :
- Planifier, organiser et assurer le suivi des réunions,
- Gérer et suivre l'agenda et les déplacements,
- Collecter les dossiers préparatoires aux différents rendez-vous
- Filtrer les interlocuteurs,
- Assurer l'accueil physique et téléphonique,
- Recevoir et trier le courrier,
- Vérifier et trier les parapheurs,
- Saisir des lettres, notes et compte-rendu,
- Assurer le suivi administratif des frais de représentation
- Assurer l'information et la coordination entre les membres du corps préfectoral, leur secrétariat, les chauffeurs, les agents des résidences préfectorales et les hôtesses d’accueil,
- Participer à l’organisation des déjeuners et dîners officiels (listes invités, gestion des invitations, confection des plans de table),
- Mettre à jour les listes de contacts téléphoniques (cabinets ministériels, élus, cabinets et direction générale de mairie) en lien avec le bureau de la représentation de l’Etat.

Votre environnement professionnel :
Activités du service
Vous travaillerez en collaboration étroite avec les membres du corps préfectoral et leurs secrétariats ainsi que ceux des directeurs. Par ailleurs, vous aurez des relations fréquentes avec des interlocuteurs variés extérieurs à la Préfecture, en particulier les élus, les ministères ainsi que les services déconcentrés du département.
Une discrétion absolue est requise.
Ce poste  demande  un sens du relationnel  et de l’organisation. Il requiert également de la rigueur, de la diplomatie, une bonne maîtrise de soi. La variété des missions confiées demande de la part du titulaire des qualités de réactivité, de rapidité et d’efficacité. 
Composition et effectifs du service
Six assistants de direction
Liaisons hiérarchiques
Le membre du corps préfectoral auprès duquel vous êtes affecté.
Liaisons fonctionnelles
Les autres membres du corps préfectoral et leur secrétariat, les attachés et agents du cabinet du préfet, les cadres de la préfecture, les services déconcentrés et extérieurs, les élus locaux, les ministères,- la préfecture régionale d'Ile de France, la préfecture de police.