PREF92 Assistant du Préfet

Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :
Vous assurez le secrétariat particulier du Préfet.
Vos missions vous conduiront à :
- Planifier, organiser et assurer le suivi des réunions,
- Gérer et suivre l'agenda et les déplacements,
- Filtrer les interlocuteurs,
- Assurer l'accueil physique et téléphonique,
- Recevoir et trier le courrier,
- Vérifier et trier les parapheurs,
- Saisir des lettres et des notes,
- Assurer l'information et la coordination entre les membres du corps préfectoral, leurs secrétariats, chauffeurs, résidence préfectorale et hôtesses,
- Organiser les déjeuners et dîners (listes invités et envoi des invitations),
- Mettre à jour les listes de contacts téléphoniques (cabinets ministériels, élus) en lien avec le service du protocole.

Vous serez amené à assurer diverses missions pour les autres membres du corps préfectoral

Vote environnement professionnel

Activités du service
Vous travaillerez en collaboration étroite avec les membres du corps préfectoral et leurs secrétariats ainsi que ceux des directeurs. Par ailleurs, vous aurez des relations fréquentes avec des interlocuteurs variés extérieurs à la Préfecture, en particulier les élus, les ministères ainsi que les services déconcentrés du département.
Une discrétion absolue est requise.
Ce poste  demande  un sens du relationnel  et de l’organisation . Il requiert également de la rigueur, de la diplomatie, une bonne maîtrise de soi. La variété des missions confiées demande de la part du titulaire des qualités de réactivité, de rapidité et d’efficacité. 
Composition et effectifs du service
Deux assistant(e)s de direction en binôme
Liaisons hiérarchiques
Le préfet.
Liaisons fonctionnelles
Les membres du corps préfectoral et leur secrétariat, les attachés et agents du cabinet du préfet, les cadres de la préfecture, les services déconcentrés et extérieurs, les élus locaux, les ministères,- la préfecture régionale d'Ile de France, la préfecture de police.