PREF92 Responsable de la section accueil dématérialisé - GED

Groupe RIFSEEP : 1
Vos activités principales :
Vos activités principales :
Dans le contexte de la dématérialisation des procédures et de la modernisation de l’action publique, la préfecture des Hauts-de-Seine a mis en place un accueil dématérialisé des demandes d’information des usagers. Ce poste ne comporte pas d’accueil physique du public.


Dans ce cadre, vous êtes chargé de l’encadrement et du management d’une équipe de 10 agents dans leur mission de gestion électronique des dossiers et de traitement des mails adressés par les usagers sur la boite fonctionnelle dédiée du service (organisation et triage des e-mails , répartition de la charge de travail, encadrement des agents, aide sur les dossiers nécessitant un traitement spécifique, échanges avec les sections d’instruction).

Cette mission est très suivie dans le cadre du référentiel QUALI-ATE et du comité local des usagers en lien avec la mission qualité et performance. Vous devrez être attentif et force de proposition sur l’amélioration de la qualité du service rendu à l’usager et des conditions d’accueil dématérialisé. Vous aurez en charge la rédaction des réponses aux usagers sur les dossiers sensibles.


A titre secondaire, vous aurez en charge la gestion électronique des dossiers (GED). Vous devrez assurer le suivi et l’optimisation de l’activité (suivi des statistiques de productivité et de consultation des dossiers numérisés, suivi des imports/exports des dossiers numérisés et du transfert des dossiers papiers aux préfectures).

L’activité de numérisation porte sur l’ensemble des dossiers traités dans la direction (BSE, BESE, BA).
Dans le cadre de la polyvalence, vous pouvez être amené à venir en renfort aux autres sections du bureau, pendant les périodes de forte activité ou d’absence des responsables d’autres sections.

Votre environnement professionnel :

·         Activités du service

Le bureau du séjour des étrangers constitue, avec les bureaux des examens spécialisés et de l’éloignement, de l’asile et des naturalisations, ainsi que la plateforme de la main d’œuvre étrangère l’une des composantes de la direction des migrations et de l’intégration. Le bureau du séjour des étrangers a  la responsabilité de l’accueil des ressortissants étrangers et de l’instruction des demandes de titres de séjour ainsi que des documents de voyage.

·         Composition et effectifs du service

Le bureau du séjour des étrangers comprend 5 attachés (cheffe de bureau et 4 adjoints), 14 secrétaires administratifs et une cinquantaine d’adjoints administratifs et contractuels.

·         Liaisons hiérarchiques

La cheffe de bureau et ses adjoints attachés.

·         Liaisons fonctionnelles

En interne : les bureaux des examens spécialisés et de l’éloignement, de l’asile et des naturalisations, la plateforme SMOE
En externe : ministère de l’Intérieur (DGEF), DTSP, DCPAF.