Référent.e administatif et logistique H/F
Référence : 2024-1507257
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Secrétariat général - DIR-SG SUD-EST
Secrétariat Général DIR-SG Sud-Est – Etat major - Localisation : AIX EN PROVENCE
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Il exerce ses missions sous la responsabilité du délégué interrégional et sous l’animation de la Responsable à l’Appui et au Pilotage (RAP) qu’il assistera et suppléera sur les thématiques suivantes :
1) Gestion administrative :
il devra assurer les tâches de secrétariat auprès du délégué interrégional et prévoir l’organisation matérielle des réunions le cas échéant. Il devra également proposer et mettre en place la procédure de la gestion des archives pour l’ensemble des 4 départements et en assurer le suivi.
2) Contribution à la communication interne et externe :
il devra proposer l’actualisation des informations de la délégation sur l’intranet, alerter le délégué sur les publications et actualités, contribuer à la préparation de la lettre d'info interne mensuelle de la délégation en somme prendre en charge et développer la communication externe et interne pour l’ensemble de la délégation. Il devra également organiser l’événementiel relatif à la vie de la délégation et pour chaque département (lors de réunion d’animation de réseau par exemple).
3) Pilotage de la maintenance des locaux
· Assurer le suivi de l’entretien des locaux : réaliser régulièrement des états des lieux et faire établir le cas échéant des devis auprès d’un prestataire extérieur,
· Assurer le suivi des contrats de maintenance et leurs renouvellements
· Être le point d’entrée du département immobilier et du département de l’informatique et des télécommunications pour les interventions et les travaux des locaux
· Être le point d’entrée du syndic de copropriété et participer aux assemblées générales
· Assurer la suppléance de l’assistant de prévention
4) Gestion de la flotte des véhicules rattachés à la délégation
· Être le référent parc automobile (assurer le suivi de l’état des véhicules en conformité avec la réglementation en vigueur ainsi que leur utilisation (entretien, visites de contrôle, alerter en cas de problème le délégué ou son adjoint référent des véhicules) ; assurer le suivi des remises au domaine (envoi dossier, annulation des services associés aux véhicules), envoi du suivi mensuel au SPSP
· Déployer l’outil O’Drive et encadrer l’utilisation et le suivi
· Assurer le suivi de l’état des véhicules en conformité avec la réglementation en vigueur ainsi que leur utilisation (entretien, visites de contrôle, alerter en cas de problème le délégué ou son adjoint référent des véhicules)
· Assurer le suivi des remises au domaine (envoi dossier, annulation des services associés aux véhicules), envoi du suivi mensuel au SPSP
· Rendre compte mensuellement de l’utilisation du parc auto et participer aux réunions ou webinaires organisées sur ce sujet
5) Gestion des fournitures et équipements :
· Gérer le stock des fournitures techniques et administratives, tenir l’inventaire, contrôler la consommation
· Gérer les consommables des imprimantes, de la machine à à affranchir
· Assurer le suivi des quelques appareils électroménagers
Profil recherché
Compétences
- Permis B
- Utilisation des outils bureautiques
Savoir-faire
- Savoir travailler en équipe
- Savoir s’organiser
- Rigueur, autonomie et disponibilité
- Savoir rendre compte à la hiérarchie
Savoir-être
- Savoir communiquer, s’exprimer oralement
- Savoir s’adapter
- Être rigoureux, méthodique et réactif
- Prendre des initiatives et être force de proposition
Éléments de candidature
Personnes à contacter
- Gabriel BARES, Délégué interrégional
- Nathalie RICARD, Responsable de l'appui au pilotage
Qui sommes-nous ?
Missions et organisation du service
Le secrétariat général du ministère de la justice assure une mission générale de coordination et de soutien des services du ministère. Il exerce les fonctions prévues par le décret n° 2014-834 du 24 juillet relatif aux secrétariats généraux des ministères.
Missions et organisation de la délégation interrégionale et de l’Etat major :
Les délégations interrégionales du secrétariat général du ministère de la justice sont chargées d’apporter leur soutien :
- Aux juridictions et aux services déconcentrés dans le domaine de l’action sociale, de la formation continue généraliste, de l’hygiène, de la santé et de la sécurité au travail, du handicap, de l’informatique et des télécommunications, de l’immobilier, des achats et des marchés publics ;
- Dans le domaine de l’exécution budgétaire et comptable aux services déconcentrés, et s’agissant des opérations d’investissement immobilier aux juridictions.
Descriptif du service
Au nombre de 9, les délégations interrégionales sont composées des départements « des ressources humaines et de l’action sociales », « des achats et de l’exécution budgétaire et comptable », « de l’immobilier » et « de l’informatique et des télécommunications ».
Chaque délégation interrégionale est dirigée par un délégué interrégional, chef du service, il est placé sous l’autorité directe du secrétaire général du ministère de la justice qu’il représente sur son périmètre géographique. Il dispose de l’autorité hiérarchique sur les agents de la délégation et sur les départements de la délégation interrégionale.
Il assure la gestion des effectifs, des moyens de la délégation et des fonctions support. Pour cela, il s’appuie, d’une part, sur les compétences métier des quatre départements, et il s’appuie, d’autre part, sur un adjoint désigné parmi les chefs des quatre départements, et par une équipe de gestion :
- Gestion des ressources humaines de proximité (recrutement, formation, décisions individuelles hiérarchiques) ;
- Gestion de la logistique de proximité (entretien du bâtiment, garage, fournitures) ;
- Gestion du budget de fonctionnement ;
- Accueil et secrétariat ;
- Communication interne et externe.
À propos de l'offre
-
Congés :
25 jours de congés annuels
10 jours de repos
5 jours d’ARTT pour un agent de catégorie B ou C
Restauration :
Une salle de restauration est mise à disposition des personnels de la délégation. Equipée à cet effet, il est possible d’y déjeuner ou de prendre une pause ;
La délégation a également signé une convention permettant la livraison de repas ; Des tarifs ont été négociés et il est possible de bénéficier d’une participation ministérielle. A Aix en Provence, les personnels peuvent enfin accéder, en présentant leur carte professionnelle et une copie de l’entête de leur bulletin de salaire au restaurant administratif de la Cour d’Appel situé Place Verdun dans le centre-ville.Accessibilité en transport / Parking :
Par gare TGV :
Située en à 18 kms du centre- ville, elle dessert Marseille, Avignon, Nice, Paris
La gare TGV est située à 25 minutes en voiture de la DIR-SG Sud-Est.
Par gare SNCF :
Située en centre-ville, elle dessert Marseille, Gardanne, Manosque (04) et Sisteron (04).
La gare SNCF est située à 15 minutes à pied de la DIR-SG Sud-Est
Par autoroute :
Autoroute A7 - A46 et A8 Paris (780 km) Lyon (300 km) Nice (175 km)
Autoroute A54 et A9 Montpellier (150 km) - Nîmes (120 km) - Arles (80 km)
Autoroute A51 Marseille (30 km)
Par autocar :
Les autocars desservent toutes les villes environnantes : Marseille, Avignon, Toulon, Nice, -
Poste soumis à entretien
Groupe RIFSEP : 3
Rythme de travail :
37h30 hebdomadaire sans pointage avec 45min de pause réglementaire à minima -
Vacant à partir du 01/09/2024
-
Gestionnaire logistique
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Domaine: Intervention technique et logistique
Chef.fe d'équipe - Métropole Aix-Marseille-Provence (cadre de vie)
