Responsable adjoint(e) de gestion administrative F/H

MISSIONS GENERALES : Participer à l’organisation de la gestion administrative, financière et juridique des opérations relatives aux achats et à la maintenance biomédicale de l’ensemble des sites du GHU APHP Centre – Université Paris Cité
MISSIONS PERMANENTES :
Le Responsable du secteur Exploitation est l’interlocuteur privilégié de l’ensemble des 5 gestionnaires et du logisticien de la Direction des Equipements et assure l’encadrement direct et de proximité des équipes. A ce titre, il :
Participe à la réorganisation du secteur administratif induite par la transformation en supra GH
Décline auprès des équipes, accompagne et s’assure de la mise en place des organisations définies
Suit les plans de maintenance préventive, s’assure de leurs exhaustivités et organise, avec les ingénieurs, les techniciens biomédicaux et les gestionnaires, les commandes associées ainsi que la location des équipements biomédicaux dans le respect des comptes budgétaires (dialogue de gestion mensuel avec la DAF)
Réalise les extractions, dans SAP, permettant le suivi des bons de commande sans service fait et/ou DMP et convient, avec le gestionnaire, des actions à mener
Vient en soutien à la gestion des écarts avec le service facturier
Gère les litiges avec les fournisseurs
En collaboration avec la Responsable Adjointe Investissement, gestion d’enveloppes thématiques (rénovation flash, suite à travaux …) du recueil du besoin avec les services à la mise en paiement de la facture
S’assure de la bonne exécution des marchés centraux et locaux, et informe, si besoin, les ingénieurs biomédicaux et la cellule des marchés
Coordonne la gestion de l’inventaire
Participe à la démarche qualité et à la certification des comptes en lien avec la Référente immobilisation
Actualise les procédures et assure la formation des collaborateurs
MISSIONS SPÉCIFIQUES :
Organise le déploiement d’un nouvel outil de GMAO institutionnel (logiciel SAPHIR)
Fait un état des lieux de l’ensemble des marchés de maintenance biomédicale du GHU et mutualise si besoin les marchés
Actualise les procédures et assure la formation des collaborateurs En l’absence du Responsable du secteur Investissement, le Responsable du secteur Exploitation prend le relai des dossiers dans la limite de ses responsabilités