Responsable administratif adjoint.e en charge de la scolarité

·         Met en œuvre la politique de l’établissement et de l’UFR et accompagne l’équipe de direction de la composante et le service de pilotage de l’université dans les questions relevant de la scolarité

Activités principales :

Sous l’autorité de la responsable administrative de l’UFR :

·         Concevoir, élaborer et appliquer les procédures et les calendriers liés à la gestion de la scolarité dans le respect de la réglementation (inscriptions, examens, journée portes ouvertes, …)

·         Suivre et veiller à l’application des maquettes de formation, les modalités de contrôle des connaissances, chartes des examens

·         Participer à la mise en place de l’offre de formation LMD et de ses modifications éventuelles (structuration de maquettes, modalités de contrôles, règles de calcul, élaboration des PV et relevés de notes…)

·         Organiser les inscriptions pédagogiques de licence et de master en veillant à la capacité d’accueil. Superviser l’activité des secrétariats pédagogiques en les accompagnant vers différentes procédures d’inscription

·         Veiller au bon déroulement des trois sessions des examens avec l’aide du responsable des examens. Gérer les dossiers de fraudes et organiser les jurys d’examens. Clôturer les sessions d’examens et lancer les reports sur APOGEE

·         Participer aux différentes réunions de travail au sein de l’UFR et au niveau de l’établissement

·         Travailler en collaboration avec les différents UFR, les services communs, les services centraux notamment le service de pilotage de la formation et la cellule fonctionnelle des logiciels de scolarité en tant que référent APOGEE

·         Animer une équipe de 17 secrétaires pédagogiques de licences et de Masters et d’un responsable des examens et coordonner les activités du service

·         Gérer le suivi administratif des agents dont il a la responsabilité : congés, fiches de poste, concours, formations

·         Aider le personnel administratif à se professionnaliser

·         Favoriser la circulation de l’information auprès des agents administratifs et assurer la communication auprès des usagers sous différents moyens de communications

·         Apporter une assistance et une expertise en matière de scolarité auprès de l’équipe de direction, aux enseignants et aux agents administratifs.

·         Veiller à l’application des décisions réglementaires et contrôler la légalité des actes de gestion

·         Gérer les dossiers sensibles