Responsable administratif de département - UFR LLCE / DEHHA
Référence : 2024-1785403
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
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Employeur :
Université de Toulouse Jean Jaurès
Le poste est ouvert au sein de l'université Toulouse 2 - Jean Jaurès, au sein de l'UFR LLCE -CRL - Localisation : Université Toulouse 2 Jean Jaurès - Campus MIRAIL
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert uniquement aux contractuels
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Nature du contrat
CDD d'1 an
- Expérience souhaitée Confirmé
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Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) 1855,89 € bruts/mois € brut/an
- Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
- Management Non
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Vous serez amené-e à :
1/ Coordonner l’ensemble des activités de scolarité qui permettent de mettre en œuvre l’offre de formation proposée par le département :
- Mobiliser, manager les 3 agents et coordonner leur activité
- Organiser la rentrée universitaire de son département : élaboration de l'emploi du temps des 850 étudiants inscrits (2020/2021) en travail collaboratif avec la direction enseignante du département et publication sur Celcat Live.
- Programmer sur IGWeb le planning des groupes CM et/ou TD pour chacune des UE concernées
- Organiser les inscriptions pédagogiques en lien avec les gestionnaires de cursus
- Superviser le recueil des Modalités de Contrôle des Connaissances pour élaborer le document à faire voter et à publier
- Elaborer l’ensemble des calendriers d’examens et les modalités d’organisation administrative et matérielle des épreuves
2/ Coordonner l’ensemble des activités de scolarité qui permettent de mettre en œuvre l’offre de formation proposée par le département :
- Collaborer aux réunions Vice-présidence aux moyens / direction du département pour l'évaluation annuelle du volume de la Dotation Globale Horaire du département.
- Assurer la gestion de la DGH du département : saisie de la répartition prévisionnelle, saisie du réalisé, suivi du recrutement dématérialisé des Chargés d'Enseignement Vacataires.
- Collaborer avec la Commission pédagogique lors de l’élaboration des nouvelles offres de formation pour porter les données de faisabilité administrative.
- Préparer les conseils du département, y participer (convocations, préparation et communication des dossiers en examen) et rédiger le compte-rendu.
3/ Suivre la gestion financière du département, en lien avec la direction du département et la Responsable Administrative et Financière de l’UFR.
- Calculer la répartition de l'enveloppe budgétaire annuelle (21 000 € en 2021) du département sur 1 Service Opérationnel et suivre le budget alloué sur les centres de coûts
4/Contribuer à la communication interne et externe des activités du département
Liste non exhaustive
Profil recherché
Savoirs :
- Réglementation de base des domaines traités: scolarité, gestion administrative, financière, RH et savoir conduire un projet de composante
- Règlementation et procédures de la scolarité
- Fonctionnement de l’organisation de l’enseignement supérieur et de la recherche
- Règlementation régissant l'organisation de l'enseignement supérieur au regard des statuts des enseignants et enseignants-chercheurs
Savoirs faire :
- Maîtriser les outils bureautiques et les logiciels spécifiques en fonction du domaine d’activité : APOGEE, CELCAT, SAGHE, CELCAT Live, Ksup
- Concevoir des tableaux de bord
- Maîtriser la communication écrite et orale : être capable de rédiger des textes adaptés aux interlocuteurs auprès desquels ils seront communiqués
- Manager, mobiliser et coordonner
- Assurer un rôle de veille, de contrôle et de conseil administratif auprès de la direction du département
Savoir-être :
- Rigueur et de fiabilité
- Hiérarchisation des priorités
- Autonomie
- Organisation
- Réactivité face aux imprévus
- Bon relationnel
- Capacité à construire un réseau relationnel et de l'utiliser comme aide et support à son activité
- Adaptabilité
Conditions de diplômes : : BAC/BAC+2 minimul
Expérience souhaitée : 1 an minimum sur un poste similaire avec des fonction de management
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 4 Baccalauréat
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Personnes à contacter
Qui sommes-nous ?
L’université de Toulouse - Jean Jaurès est une université d’arts, lettres, langues et sciences humaines et sociales. Elle est pluridisciplinaire puisqu’elle embrasse également de manière innovante le champ des sciences et des technologies, mais aussi du droit, de l’économie et de la gestion.
Membre fondateur de l’Université de Toulouse, l’UT2J déploie ses activités de formation et de recherche à Toulouse (campus du Mirail et centre-ville) ainsi que dans plusieurs départements en Région Occitanie et à l’international (Malaisie).
L’université accueille tous les ans plus de 30 000 étudiant·e·s dans 5 unités de formation et de recherche, 7 instituts (dont 2 IUT) , 1 école interne et 1 INSPE.
Présente sur 16 campus (dont 1 à l’international).
Les ressources humaines de l’université Toulouse - Jean Jaurès sont composées de 1 200 enseignant·e·s et enseignant·e·s-chercheur·e·s et 870 BIATSS, pour une masse salariale de plus de 146 M€.
Le budget de l’établissement s’élève à 190 M€.
L’université compte 230 000 m2 de surfaces bâties. Le campus du Mirail a été reconstruit dans sa quasi-totalité, offrant un environnement de travail optimal.
Descriptif du service
L'UFR LLCE met en œuvre les missions de service public d'enseignement supérieur et de recherche de l'UT2J dans le champ « sciences humaines et sociales (LLCER, LEA et LANSAD) » en assurant une mission générale de coordination de la politique pédagogique et scientifique et de la vie universitaire avec les 7 départements qui la composent.
Le Département d'Etudes Hispaniques et Hispano-americaines (DEHHA) met en œuvre les missions de service public d'enseignement supérieur et de recherche de l'UT2J dans son champ disciplinaire en élaborant les demandes d’accréditation des diplômes, en assurant la mise en œuvre de l'offre de formation, des contrôles et des examens, des dispositifs d’orientation, de soutien et d’innovation pédagogique. Il participe également à la mise en œuvre de la politique scientifique de l’Université, en liaison avec les unités de recherche et l’UFR de rattachement.
Vous intégrerez une équipe de 50 agents et vous serez rattaché.e hiérarchiquement au RAF de l’UFR;
À propos de l'offre
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Poste ouverts aux contractuels.
Les candidatures sont à adresser par mail via le lien sur l'offre suivante
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Vacant à partir du 01/02/2025
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Responsable de service de scolarité
