Responsable administratif de la Direction de la formation tout au long de la vie F/H (réf. 30301)

• Contrôler et analyser l’exécution budgétaire (en recettes et en dépenses) en continu. Relancer, si besoin est, en interne les équipes pour la production des pièces (livraisons, états de services faits…)
• Intégrer une démarche en coûts complets (travail à mener en collaboration avec la direction de l’aide au pilotage, la direction des affaires financières, le contrôle de gestion et l’agence comptable) et participer aux travaux de réflexion concernant la mise en place de la comptabilité analytique
• Mettre en œuvre la politique d’achat et les procédures d’appel d’offres, préparer, le cas échéant, les cahiers des charges et les mises en concurrence

3- Superviser et coordonner les actions de communication interne et externe de la direction en lien avec la direction de la communication de la faculté et de l’université

4- Organiser et coordonner des missions et les fonctions de logistique à l’échelle de la direction (réservation de salle…) ;

5- Organiser et coordonner l’accueil de premier niveau du public de la direction

6- Assurer l’interface avec les services centraux et les directions de la Faculté des Lettres sur les fonctions administratives et financières ; Mettre en place les procédures de transmission des documents avec les services centraux ; Contrôler l’application des règles et procédures administratives

7- Assurer l’encadrement de l’équipe du pôle administratif et technique :

• Coordonner et superviser les activités du pôle
• Assurer la mise en œuvre des procédures liées à la gestion des ressources humaines pour les personnels rattachés sous sa responsabilité : (congés; absences; entretiens annuels, rédaction des dossiers d’avancement, définition, proposition et priorisation des actions de formation), diffuser l’information relative aux procédures de gestion

8- Coordonner le suivi des dossiers des intervenants extérieurs :

• En matière de ressources humaines, centraliser les dossiers de recrutement des intervenants (vacataires, titulaires, conférenciers), les transmettre à la DRH avant le démarrage des cours, après avoir vérifié les conditions de recrutement et l’intégralité des pièces réglementaires
• Suivre les paiements des intervenants en liaison étroite avec la direction des ressources humaines

9- Participer à la mise en place d’une démarche qualité dans une perspective de certification du service et aide à la décision en termes de certification

10- Répondre aux enquêtes, audits et évaluations sur l’organisation, production et les moyens de la structure