Responsable administratif du département de formation de la Licence de physique F/H (réf. 925-1-RE25)

• Assurer l’encadrement et l’animation d’une équipe de 5 agents, leur apporter ressources et expertise dans les domaines de gestion administrative et pédagogique : entretiens professionnels, entretiens de recrutement, suivi de carrières et évolution professionnelle (évaluation, avancement, concours, besoin de formation), gestion des congés, autorisations d’absences et horaires 
• Assurer la conduite du département et de ses projets en soutien à la direction, organiser l’appui aux équipes pédagogiques, diffuser l’ensemble des informations nécessaires à son bon fonctionnement et mettre en œuvre les décisions issues du conseil de département et des conseils centraux de Sorbonne Université
• Assister la direction du département : assister et conseiller sa hiérarchie et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes
• Participer aux réunions hebdomadaires de la direction du département pour définir et mettre en œuvre les différentes actions à mener.
• Organiser, préparer et rédiger les comptes rendus de réunions diverses : conseils de département, amphis d’informations pour les étudiants, points hebdomadaires avec les agents, etc. ;
• Assurer la circulation de l’information en interne et vers l’extérieur
• Coordonner la création et la mise à jour régulière du site de la mention
• Organiser les élections du Conseil du département

2 - Supervision des formations et des étudiants : 

• Mettre en œuvre et superviser les procédures liées à la formation : candidatures, inscriptions administratives, enseignements, gestion et suivi des stages et leurs convention, etc...
• Instruire ou superviser l’instruction de dossiers complexes ou contentieux 
• Vérifier les documents avant mise en signature du directeur : PV de semestre et de diplôme, attestations, etc. 
• Organiser les jurys et les inscriptions pédagogiques par période
• Participer aux réunions (Direction de la Formation, de la Vie Étudiante, Direction des Services Informatiques, inter départements de formation de Licence, etc.) 
• Participer à l’accueil, à l’information et à l’orientation des visiteurs et usagers 
• Assister dans ses domaines de compétence l’équipe pédagogique, les étudiants, les enseignants et collaborateurs de l’EFU 
• Contribuer à la constitution de sources documentaires et des tableaux de bords et en assurer la mise à jour.

3 - Autres activités : Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement du département 

Conduite de projets : OUI

Encadrement : OUI