Responsable administratif du département de formation de la Licence de physique (réf. 925-1-RE25)

1) Animation du département :

• Assurer l’encadrement et l’animation d’une équipe de 5 agents, leur apporter ressources et expertise dans les domaines de gestion administrative et pédagogique
• Assurer la conduite du département et de ses projets en soutien à la direction, organiser l’appui aux équipes pédagogiques, diffuser l’ensemble des informations nécessaires à son bon fonctionnement et mettre en œuvre les décisions issues du conseil de département et des conseils centraux de Sorbonne Université (notamment CFVU, CAC et CA)
• Assister la direction du département : assister et conseiller sa hiérarchie et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes
• Participer aux réunions hebdomadaires de la direction du département pour définir et mettre en œuvre les différentes actions à mener.
• Organiser, préparer et rédiger les comptes rendus de réunions diverses : conseils de département, amphis d’informations pour les étudiants, points hebdomadaires avec les agents, etc. ;
• Assurer la circulation de l’information en interne et vers l’extérieur
• Coordonner la création et la mise à jour régulière du site de la mention
• Organiser les élections du Conseil du département

2) Supervision des formations et des étudiants :

• Mettre en œuvre et superviser les procédures liées à la formation : candidatures, inscriptions administratives, enseignements, gestion et suivi des stages et leurs convention, organisation des emplois du temps, des examens et suivi des fraudes, gestion des délibérations de jury, gestion de la publication des résultats, gestion des réclamations et suivi des dossiers contentieux
• Instruire ou superviser l’instruction de dossiers complexes ou contentieux
• Vérifier les documents avant mise en signature du directeur : PV de semestre et de diplôme, attestations, etc.
• Organiser les jurys et les inscriptions pédagogiques par période
• Participer aux réunions (Direction de la Formation, de la Vie Étudiante, Direction des Services Informatiques, inter départements de formation de Licence, etc.)
• Participer à l’accueil, à l’information et à l’orientation des visiteurs et usagers
• Assister dans ses domaines de compétence l’équipe pédagogique, les étudiants, les enseignants et collaborateurs de l’EFU
• Contribuer à la constitution de sources documentaires et des tableaux de bords et en assurer la mise à jour (plaquettes, guide de l’étudiant, suivi de cohortes, etc.)

3) Autres activités :

• Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement du département

Conduite de projets : oui

Encadrement : oui (3 B ; 2 C)