Responsable Administratif et Financier de composante (H/F)
Référence : 2025-1852361
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université Paris 8
Université Paris 8 - Localisation : Université Paris 8
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie A (cadre)
- Management Oui
- Télétravail possible Oui
Vos missions en quelques mots
Le (la) responsable assure la coordination de l'ensemble des activités :
- Préparation des travaux du conseil de la structure
- Préparation et suivi de l’exécution du budget
- participation aux réunions des directeurs de composante de l’université de Paris 8
- Préparation de la campagne d'emplois des enseignants et des personnels administratifs et techniques.
Il (elle) encadre les agents administratifs et techniques de la composante.
Il/elle assure la liaison avec les instances et les services centraux de l'université - Participation aux réunions des directeurs de composantes
Il (elle) apporte expertise et conseil auprès de la direction. Il (elle) devra rendre compte également auprès de la directrice générale des services. A ce titre il (elle) participera aux réunions des responsables administratifs de composante de l’université.
- Diriger, organiser et animer administrative et technique
-Contribuer à la mise en œuvre et à l’évolution de la politique de la composante en coordonnant les moyens humains, financiers et techniques mis à disposition dans le respect de la règlementation.
-Organiser et animer la fonction financière de la composante en participant à l’élaboration et au suivi de l’exécution du budget : préparation et élaboration du budget initial, du budget rectificatif, suivi des recettes (Contrats de professionnalisation, taxe d’apprentissage), suivi de la masse salariale, suivi des conventions et élaboration des bilans financiers.
-Préparation et participation aux dialogues de gestion.
-Représenter la direction auprès des partenaires internes et externes, et des tutelles.
-Apporter expertise et conseil auprès du directeur et du conseil de composante.
-Préparer les conseils d’UFR (convocation des conseillers et rédaction du compte-rendu), organiser les élections principales et partielles.
-Réaliser des tableaux de bord, assurer le suivi des indicateurs, produire des bilans et des statistiques, utiliser les outils informatiques métiers.
-Répondre aux enquêtes demandées en externe (Ministère) ou en interne.
-Rendre compte à sa Direction, assurer un reporting de l’activité des fonctions supports sous sa responsabilité.
-Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure.
-Mettre en œuvre au sein de la structure, les réformes et les nouveaux outils de gestion administratifs mis en place dans l’université.
-Gérer le personnel titulaire et non titulaire : organiser le temps de travail des agents, élaborer les fiches de poste, mettre à jour l’organigramme, conduire les entretiens professionnels, dossiers de promotions (liste d’aptitude, tableau d’avancement), définir les besoins en formation.
-Prépare les campagnes d’emploi BIATSS.
-Assurer le recrutement des tuteurs d’accueil, des surveillants d’examen.
-Suivre l’évolution de la règlementation et des techniques du domaine géré, - constituer une documentation de référence.
...
Profil recherché
Diplôme/Expérience :
. Diplôme niveau licence minimum (Master apprécié)
. Expérience sur des fonctions similaires appréciée
Connaissances requises pour le poste
- Connaissance des structures et du fonctionnement des établissements d’enseignement supérieur et notamment des universités.
- Connaissance générale de la réglementation juridique, administrative, financière et comptable relative aux établissements publics.
- Connaissance générale des principes de la communication.
- Connaissance générale de la gestion des ressources humaines.
- Connaissance approfondie des statuts et des personnels des établissements de l’enseignement supérieur et de la recherche.
- Connaissance des principaux logiciels et applications de gestion.
Compétences professionnelles :
- Gérer et animer une équipe, gérer des conflits, conduire un entretien.
- Elaborer et rédiger des notes d'information, des documents de synthèse.
- Elaborer des choix, planifier les actions, estimer les besoins en moyens pour son équipe.
- Savoir préparer et conduire une réunion.
- Expliquer et faire appliquer les textes réglementaires dans le contexte de la structure.
- Savoir faire preuve d’un esprit de synthèse et d'analyse.
- Savoir travailler en équipe et en autonomie.
- Faire preuve de capacités d'adaptation, d'organisation, de rigueur et méthode.
Niveau d'études minimum requis
- Niveau Niveau 6 Licence/diplômes équivalents
Localisation
Éléments de candidature
Documents à transmettre
Qui sommes-nous ?
L’université Paris 8 est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités.
Quelques chiffres :
- 23935 étudiants,
- Une offre de formation répartie en 5 domaines disciplinaires : Arts, Droit Economie Gestion, Lettres et Langues, Sciences et techniques, favorisant des articulations entre disciplines et des transversalités
- 11 UFR, 5 instituts dont 2 IUT, un IED, l’Institut des Etudes Européennes et l’Institut Français de Géopolitique
- 36 licences (dont 11 professionnelles), 40 Masters, 8 DUT, de nombreux diplômes d’université, 80 doctorats.
- 4 écoles doctorales, 33 unités de recherche dont 9 UMR, environ 170 thèses de doctorat soutenues tous les ans
- 870 personnels enseignants et 711 personnels de bibliothèques, administratifs et techniques.
Elle est depuis 2020 coordinatrice de l’université européenne European Reform University Alliance (ERUA), en charge du volet formation (Erasmus +) et recherche (H2020). Depuis 2023, ERUA regroupe l’université Paris 8, l’université de la mer Égée (Grèce), la Nouvelle université bulgare (Bulgarie), l’Université des Sciences sociales et humaines de Varsovie (Pologne), l’Université de Las Palmas de Gran Canaria (Espagne), l’Université de Macerata (Italie), l’Université européenne Viadrina de Francfort-sur-l’Oder (Allemagne), et l’Université Mykolo Romerio (Lituanie). Les universités de Constance (Allemagne) et de Roskilde (Danemark) sont des partenaires associés.
Descriptif du service
Contexte et environnement de travail
L’activité s’exerce dans l’une des composantes de l’université (UFR ou Instituts). Ces structures ont vocation à dispenser des enseignements de formations initiale et continue, adossés à des travaux de recherche dans les domaines disciplinaires étudiés.
Sous la direction de la Direction de la composante, le/la Responsable administratif et financier assure la gestion administrative et financière de la composante. Il/elle assure, auprès du directeur, l’encadrement, l’organisation et la coordination des services administratifs de la composante. Il/elle a un rôle de conseil sur la gestion du personnel et la gestion budgétaire de la composante.
À propos de l'offre
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Les dossiers de candidature, constitués d’un curriculum vitae et d’une lettre de motivation doivent parvenir par mail à :
job-ref-xk2jfnxv9x@emploi.beetween.com
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MISSIONS (suite)
- Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs.
- Mettre en place des actions de communication à destination des divers personnels de la composante : administratifs, usagers, enseignants, enseignants-chercheurs, intervenants extérieurs.
- Mettre en œuvre et contrôler l’application des règles et des procédures administratives et de gestion de son domaine.
-Assurer et contrôler la mise en œuvre des règles d’hygiène et de sécurité au travail.
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Susceptible d'être vacant à partir du 01/05/2025
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Responsable de coordination administrative
