Responsable Administratif et Financier de l'UFR Textes et Sociétés (H/F)

Le/la responsable administratif(ive) et financier(ère) a pour mission principale d’assurer l’expertise administrative auprès du directeur/de la directrice de la composante. Il/elle a un rôle de conseil sur les affaires juridiques, la gestion du personnel, la gestion budgétaire, les questions patrimoniales et logistiques. Il/elle participe à l’élaboration des objectifs stratégiques de l’UFR et les met en oeuvre dans le cadre des objectifs généraux de l’établissement. Il/elle réalise les actes administratifs nécessaires dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion et du pilotage. Il/elle assure l’encadrement des personnels administratifs affectés au sein de la structure.Le responsable administratif et financier est membre de l’équipe de direction et participe au conseil de composante, il/elle assure ses missions en lien et de manière cohérente avec les services centraux.
Activités principales :
- Contribuer à la mise en oeuvre et à l’évolution de la politique de l’UFR en coordonnant les moyens humains, financiers et techniques mis à disposition dans le respect de la règlementation,
- Organiser et animer la fonction financière de la composante en participant à l’élaboration et au suivi de l’exécution du budget : préparation et élaboration du budget initial, du budget rectificatif, suivi des recettes (Contrats de professionnalisation, taxe d’apprentissage), suivi de la masse salariale, suivi des conventions et élaboration des bilans financiers,
- Préparer et participer aux dialogues de gestion,
- Représenter la direction auprès des partenaires internes et externes, et des tutelles,
- Apporter expertise et conseil auprès de la directrice et du conseil de composante,
- Préparer les conseils d’UFR (convocation des conseillers et rédaction du compte-rendu), organiser les élections principales et partielles,
- Réaliser des tableaux de bord, assurer le suivi des indicateurs, produire des bilans et des statistiques, utiliser les outils informatiques métiers,
- Répondre aux enquêtes demandées en externe (Ministère) ou en interne,
- Rendre compte à sa Direction, assurer un reporting de l’activité des fonctions supports sous sa responsabilité,
- Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure,
- Gérer le personnel titulaire et non titulaire : organiser le temps de travail des agents, élaborer les fiches de poste, mise à jour de l’organigramme, conduire les entretiens professionnels, dossiers de promotions (liste d’aptitude, tableau d’avancement), définir les besoins en formation,
- Préparer les campagnes d’emploi BIATSS,
- Participer aux campagnes de recrutement des enseignants notamment contractuels,
- Assurer le recrutement des tuteurs d’accueil, des surveillants d’examen,
- Organiser les emplois du temps des formations : déterminer les besoins, organiser le planning des enseignements