Responsable administratif et financier (h/f) - Ivry-sur-Seine

Rattaché à la directrice de l'établissement, vous serez chargé de piloter le secteur administratif et financier en mettant en oeuvre les procédures liées à la gestion du service (RH, finance, sécurité personnes et bâtiments), à la scolarité, à la gestion des inscriptions et réinscriptions et à la tenue des manifestations culturelles ;
Vous animez et encadrez cinq agents d'accueil, le régisseur et l'assistante administrative et financière.
Avec la responsable pédagogique, la chargée de communication et actions culturelles ainsi que la directrice, vous êtes membre du collectif de direction de l'établissement et de ce fait, vous remplissez une mission élargie de représentation et managériale, notamment en l'absence de la direction.

* Participer à l'élaboration et à la mise en oeuvre du projet de service ;
* Animer la gestion administrative et financière du Secteur, en veillant à l'application des différentes procédures et normes internes, que vous contribuez à concevoir ;
* Animer et encadrer les agents d'accueil, le régisseur et l'assistante administrative et financière ;
* Coordonner la gestion des différents sites (accueil, matériel, sécurité) ;
* Veiller à l'élaboration du planning des salles, et des cours en fonction des demandes des professeurs en collaboration avec et la responsable pédagogique et la directrice ;
* Proposer les outils adéquats à la mise en oeuvre de ces missions et piloter la prise en main de ces outils dont le logiciel de gestion des élèves, des cours et des instruments, utilisé par l'établissement ;
* Superviser la facturation des familles auprès du Secteur Pôle Familles ;
* Elaborer et suivre jusqu'à leur terme les dossiers de recherche de financements externes ;
* Evaluer les activités du secteur et participer à la réflexion sur les évolutions nécessaires ;
* Recenser les demandes et besoins du conservatoire en matériels (instruments, partitions, fournitures...) ;
* Participer à l'élaboration du budget du service, assurer le suivi de son exécution (rédaction des conventions, bons de commande, rapprochements de facture sur le logiciel budget) et sa clôture
* Gérer le suivi de l'entretien du matériel et de son transport ;
* Assurer la régie et son suivi comptable ;
* Convoquer les jurys et gérer administrativement leur recrutement ;
* Veiller à la planification des actions RH dans l'année ;
* Traiter administrativement les heures supplémentaires/complémentaires, absences et les remplacements des agent.es du conservatoire, congés et formations ;
* Elaborer et assurer le suivi des tableaux de bord (budgétaire, RH) ;
* Rédiger et diffuser les notes, les comptes rendus et les rapports d'activité relatifs au fonctionnement de l'établissement ;
* Organiser les élections des représentants d'élèves, de parents d'élèves, de professeurs et coordinateurs ;
* Préparer avec le collectif de direction les diverses réunions (conseil pédagogique, conseil d'établissement, réunion plénière) ;