Responsable administratif et financier H/F

Description des missions :
Missions budgétaires :

- Instruire le budget des centres de responsabilités Nancy et Résidence : préparer le budget initial en vue du dialogue budgétaire avec la direction financière, contrôler son exécution et assurer le suivi et l’analyse des recettes et dépenses en collaboration avec les services.
- Assurer le suivi de l’exécution budgétaire de tous les services du campus : création d’engagements juridiques, certifications des services faits, émission des factures et titres de recette, visa ordonnateur des frais de déplacement ;
- Mettre en œuvre et contrôler l’application des règles et procédures administratives, budgétaires et de gestion
- Assurer les fonctions d’ordonnateur sur les budgets du campus
- Assurer la gestion des logements de fonction (avis de vacance, rédaction de convention d’occupation, calcul de charges et titres de recettes) et la répartition des charges avec les partenaires hébergés (INRAE, INFOMA, IGN, DREAL 54-55…) ;
- Assurer la rédaction des conventions de mise à disposition des locaux ; des véhicules administratifs, gérer la restauration collective des personnels AgroParisTech à Nancy et à Champenoux ;
- Assurer la gestion financière et administrative des forêts propriété d’AgroParisTech en lien avec le gestionnaire technique : établissement des dossiers de recrutement des moniteurs étudiants, suivi des baux chasse/pêche, établissement des titres de recettes, suivi des dépenses / recettes, relations avec les services administratifs de l’ONF… ;
- Assurer la mise en œuvre des marchés publics à savoir participation à la rédaction du cahier des charges et leur suivi technique (nettoyage des locaux…) ;
- Gérer l’inventaire des biens immobilisés du campus et assurer la réconciliation entre l’inventaire physique et comptable ;
- Gérer l’archivage physique et dématérialisé des dossiers traités ;
- Participer au réseau métier (séminaires, formations, groupes de travail) et aux réunions de coordinations interservices (comités transverses, etc.)

Mission d’encadrement du service gestion :

- Assurer le management de 2 personnes du service gestion : standard/accueil et gestionnaire ressources humaines de proximité
- Gérer la planification collective, les agendas, les entretiens d’activités conduits par la directrice du campus, les déplacements et l’organisation des réunions de la direction
- Assurer l’organisation logistique et financière des manifestations organisées par la direction du campus (environ 3 par an) : coordonner la gestion des frais de déplacement des participants, réservation de salles, traiteur/restaurant.
- Assurer la prise de note et rédaction des comptes-rendus des réunions organisées par la direction du campus.
- Gérer la continuité du service en cas d’absence dans le service et notamment remplacement ponctuel au standard/accueil.