Responsable administratif polyvalent (h/f) - PINET

SAVOIR ÊTRE
Sens du service public : disponibilité, écoute active, respect des usagers et des obligations liées à la fonction (neutralité, confidentialité, égalité de traitement).
Excellent relationnel : capacité à accueillir avec bienveillance, à gérer des situations parfois sensibles ou conflictuelles avec calme, diplomatie et courtoisie.
Rigueur et fiabilité : précision dans les actes administratifs, respect des procédures, vigilance dans le traitement des dossiers.
Discrétion professionnelle : respect absolu de la confidentialité des informations traitées (état civil, RH, demandes sensibles...).
Polyvalence : aptitude à passer d'une tâche à l'autre avec efficacité, à traiter des missions variées sans perdre en qualité de service.
Autonomie : capacité à gérer son travail de manière organisée tout en rendant compte à la hiérarchie.
Esprit d'équipe : goût du travail collaboratif, sens du collectif, participation active à la bonne coordination avec les autres services.
Adaptabilité : souplesse face aux imprévus, capacité à faire face à l'urgence, à la diversité des publics et à l'évolution des outils ou procédures.
Sens de l'organisation : gestion efficace des priorités, planification des tâches, méthode dans le suivi des dossiers.
Bonne présentation et expression orale claire : reflet de l'image de la collectivité auprès du public.
SAVOIR FAIRE:
Accueillir, informer et orienter les usagers avec clarté et efficacité, tant à l'oral qu'à l'écrit
Traiter les demandes administratives liées à l'état civil, aux élections, au recensement, à l'urbanisme ou à la vie associative, dans le respect des règles en vigueur
Rédiger des documents administratifs (courriers, actes, attestations...) avec maîtrise de la langue française et des codes formels
Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et les logiciels métiers spécifiques (état civil, élections, urbanisme, gestion RH...)
Organiser son travail en fonction des priorités, gérer plusieurs dossiers en parallèle et respecter les délais
Appliquer les procédures réglementaires en matière d'état civil, élections, gestion funéraire, urbanisme, etc.
Assurer la régie d'avances et de recettes : encaissements, tenue des justificatifs, suivi des opérations comptables de base
Classer, archiver et assurer le suivi administratif des dossiers (papier et numérique)
Maintenir à jour les registres officiels et les fichiers (population, RH, électeurs, salles, etc.)
Faciliter la coordination entre les différents services et partenaires : élus, DGS, service technique, écoles, associations, Préfecture, notaires...
Préparer les élections (logistique, matériel, listes électorales, lien avec la Préfecture)
Réceptionner, dispatcher et assurer le suivi du courrier entrant et sortant