Responsable administratif·ve et financier·e - URFIST
Référence : 2024-1546092
- Fonction publique : Fonction publique de l'État
-
Employeur :
Université de Rennes 2
Université Rennes 2 - Localisation : Université Rennes 2 - Place du recteur Henri le Moal - 35000 RENNES
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- Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
- Expérience souhaitée Non renseigné
-
Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) Non renseigné
- Catégorie Catégorie A (cadre)
- Management Non renseigné
- Télétravail possible Non renseigné
Vos missions en quelques mots
Mission 1 : Gestion administrative
- Assurer la coordination des activités administratives
- Instruire et suivre les dossiers administratifs, élaborer des actes administratifs (notamment conventions)
- Assurer le suivi administratif et l'encadrement des personnels vacataires recrutés par l’URFIST
- Proposer et concevoir des outils ou des processus visant l’amélioration de la gestion administrative
- Produire divers documents écrits (courriers, mails, rapports, etc.), les diffuser et les archiver
- Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de l'Université Rennes 2 et les partenaires extérieures
- Coordonner les aspects logistiques de la structure
Mission 2 : Gestion financière
- Élaborer, exécuter le budget, gérer et suivre les procédures financières et comptables
- Élaborer et suivre les dossiers de recrutement des intervenants
- Préparer et mettre en œuvre la politique d’achat
- Formaliser les documents budgétaires (notamment lors de la rédaction du rapport d'activité annuel)
Mission 3 : Assistance aux actions de formation
- Gérer les aspects administratifs et budgétaires des actions de formation (stagiaires, formateurs, contrats, conventions, etc.)
- Participer à l’organisation et à la logistique des actions de formation en liaison avec les deux co-responsables
- Participer au suivi, à l'information et à l’accompagnement des divers publics de l'URFIST dans leurs besoins de formation
- Coordonner les interventions des formateurs extérieurs
- Produire des documents relatifs aux formations, notamment par la gestion et l'exploitation de la plateforme SYGEFOR (base de données de gestion des inscriptions aux stages, plateforme commune au Réseau des URFIST)
- Gérer l'organisation matérielle et l'accueil des stagiaires et formateurs lors des actions de formations (en présentiel et en distanciel)
- Participer à la gestion des équipements pédagogiques (salle de formation, équipement informatique et audiovisuel, suivi des fournitures)
- Participer à la diffusion de l'information des actions de formation de l'URFIST
Mission 4 : Soutien aux actions de recherche
- Assurer l’organisation matérielle, financière et logistique des séminaires, journées d’étude et rencontres scientifiques et professionnelles organisées ou co-organisées par l'URFIST
Mission 5 : Articulation avec les actions du Réseau des URFIST
- Participer, dans le cadre d’un travail collaboratif, à la mise en place des actions du Réseau auxquelles contribue l’URFIST de Rennes (séminaires, journées d’études)
Profil recherché
Connaissances
- Maîtriser les techniques et règles de la gestion administrative et financière
- Maîtrise des logiciels SIFAC, OSE + SYGEFOR à acquérir
- Maîtrise de l’environnement bureautique et web
- Maîtrise de l'organisation de l'ESR et de l'Université Rennes 2
- Connaissance des dispositifs de formation continue et des outils de l'ingénierie de formation
Compétences opérationnelles
- Capacités rédactionnelles et d’expression orale
- Sens des priorités et de l’organisation
- Autonomie, initiative, savoir rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique
- Capacités de polyvalence
- Capacité à anticiper les besoins, savoir gérer son activité selon un calendrier et un cadre de gestion avec des interlocuteurs et partenaires multiples
Compétences relationnelles
- Capacité à travailler en équipe (au sein du service, mais aussi en lien avec le Réseau des Urfist)
- Capacité d’adaptation
- Sens relationnel
- Ouverture d’esprit et force de proposition
- Rigueur, fiabilité, autonomie
- Sens de la confidentialité et du service public
Nos avantages
- Un régime indemnitaire pour les titulaires
- 54 jours de congés annuels dès la première année
- Une participation aux frais de complémentaire santé (mutuelle) à hauteur de 15€/mois
- Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents
- Un remboursement partiel aux frais de transport en commun sur l’ensemble du territoire départemental
- Un forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domicile-travail
- Une politique active en faveur de l’insertion professionnelle des personnes en situation de handicap
Localisation
Qui sommes-nous ?
Nos valeurs
Faire le choix de travailler à Rennes 2, c’est œuvrer ensemble pour l’accomplissement d’une mission commune : accompagner les étudiants dans leurs projets de formation, tout en participant à la construction d’une recherche innovante.
Forte de ses 1500 personnels et 21000 étudiants, Rennes 2 c’est également une vie culturelle et sociale riche, une communauté étudiante active, des professionnels investis dans leurs missions.
Travailler dans notre établissement, c’est l’opportunité de concilier parcours professionnel et épanouissement personnel.
Nos avantages
- Un régime indemnitaire pour les titulaires
- 54 jours de congés annuels dès la première année
- Une participation aux frais de complémentaire santé (mutuelle) à hauteur de 15€/mois
- Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents
- Un remboursement partiel aux frais de transport en commun sur l’ensemble du territoire départemental
- Un forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domicile-travail
- Une politique active en faveur de l’insertion professionnelle des personnes en situation de handicap
Descriptif du service
L'URFIST de Bretagne et des Pays de la Loire (aussi appelée “URFIST de Rennes”) est un organisme de formation et de recherche, ayant pour mission de développer la maîtrise de l’information scientifique et technique dans l’enseignement supérieur et la recherche pour la zone géographique correspondant à ces deux régions.
- Sous tutelle du Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche, rattachée à l’Université Rennes 2, l’URFIST de Rennes participe également à des activités communes dans le cadre du Réseau des URFIST, composé de 7 unités réparties sur le territoire français depuis 1982.
- Les missions de l’URFIST sont la formation, la veille, l’expertise et la production pédagogique et scientifique.
Le.la Responsable administratif-ve et financier-e de l’URFIST assure la gestion administrative et financière du service, assiste les deux co-responsables (un conservateur des bibliothèques et une enseignante - chercheuse en sciences de l’information et de la communication) dans l'organisation des actions de formation, soutient les activités de recherche et de pilotage de l’unité, en articulation avec les actions du Réseau des URFIST. Il.elle est un élément clé du fonctionnement quotidien, du développement des activités et des missions de l’URFIST.
- L’agent est placé sous la responsabilité hiérarchique directe du co-responsable (conservateur des bibliothèques) de l’unité.
À propos de l'offre
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Les candidatures (lettre de motivation et CV) sont à adresser au plus tard le 20 mai 2024.
- Les auditions se tiendront le 31 mai 2024.
- Poste à pourvoir au 1er juillet 2024
- Contact : urfist@univ-rennes2.fr
Poste de catégorie A (ASI)
- Ouvert aux titulaires de catégorie A (corps des Assistants Ingénieurs uniquement) de la fonction publique. Les candidatures de personnels catégorie B peuvent également être acceptées
- Ouvert également aux non titulaires dans le cadre d'un CDD renouvelable
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Contraintes et spécificités
- Multiplicité et polyvalence des tâches (petite structure aux activités de niveau local, interrégional et national)
- Travail en réseau : association du Réseau URFIST, Associations du Réseau des URFIST (ARU). Quelques déplacements à prévoir (2 séminaires annuels et une Journée d’étude tous les 2 ans)
- Possibilité de télétravail « flottant » (40 jours annuellement) dans le cadre des contraintes du service (présence sur place lors des stages organisés en présentiel)
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Vacant à partir du 01/07/2024
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Responsable budgétaire
