RESPONSABLE D'EQUIPE ADMINISTRATIVE

Référence : 2024-1743217

  • Fonction publique : Fonction publique de l'État
  • Employeur : Université de Picardie Jules Verne
    Université de Picardie Jules Verne
  • Localisation : Amiens
Domaine : Direction et pilotage des politiques publiques
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Date limite de candidature : 05/12/2024

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  • Nature de l’emploi Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
  • Expérience souhaitée Confirmé
  • Rémunération (fourchette indicative pour les contractuels) selon expérience € brut/an
  • Catégorie Catégorie B (profession intermédiaire)
  • Management Oui
  • Télétravail possible Non

Vos missions en quelques mots

Assister la cheffe de service dans les domaines administratifs, financières et de gestion des salles notamment à travers l’encadrement de l’équipe. L’équipe de la reprographie lui sera rattachée également.
Assurer le bon fonctionnement de l’ensemble des activités administratives et de service de la structure.
Poste de catégorie B avec RIFSEEP de B-G1.

Activités essentielles


- Encadrer l’équipe administrative (Gestion financière, Gestion des salles, Reprographie - 10 agents)
> Planifier, coordonner et veiller au respect des plannings et à la bonne exécution des missions confiées aux agents
> Gérer les absences des personnels en veillant à la continuité de service
> Suivre les activités avec des tableaux de bord
> Être l’appui essentiel administrative de la cheffe de service
La gestion des salles du site Saint Charles et du Campus forme une seule et même équipe.
La gestion financière des deux SEL (St Charles et Campus) fusionnent et sont sous sa responsabilité.
La gestion financière et notamment la validation financière des UFR de médecine, Pharmacie et Odontologie se fera au sein de l’équipe.
- Assister la cheffe de service
> Assurer l'interface entre sa hiérarchie et son équipe
> Alerter sur d’éventuels problématiques et étudier/proposer des solutions.
- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
- Assurer la gestion administrative, financière et des ressources humaines du service
- Utiliser CELCAT et SIFAC
- Élaborer des outils d’aide à la prise de décision (indicateurs, tableaux de bord, statistiques)
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
- Rédiger des procédures
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
- Accompagner les agents dans les démarches relatives à leur carrière
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe
- Respecter et faire respecter la réglementation en hygiène et sécurité du travail

Niveau d'études minimum requis

  • Niveau Niveau 5 Diplômes de niveau bac +2

Compétences attendues

Compétences requises
Connaissances (savoirs) :
- Modes de fonctionnement des administrations publiques (connaissance générale)
- Techniques d'élaboration de documents (connaissance générale)
- Réglementation en matière d'hygiène et de sécurité (notion de base)
- Techniques de communication (connaissance générale)
- Environnement et réseaux professionnels (connaissance générale)
Compétences opérationnelles (savoir-faire) :
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe (maîtrise)
- Respecter les règles d'hygiène et de sécurité ainsi que la réglementation et les normes en vigueur (application)
- Encadrer / Animer une équipe (application)
- Savoir rendre compte (application)
- Communiquer et faire preuve de pédagogie (application)
- Gérer les relations avec les partenaires et fournisseurs (application)
- Définir des procédures et des règles
- Mettre en oeuvre une démarche qualité
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (application) : CELCAT et SIFAC
Compétences comportementales (savoir-être) :
- Rigueur et fiabilité
- Réactivité et gestion de l'urgence
- Communication et sens du relationnel
- Sens de la confidentialité
- Savoir rendre compte à bonne escient

Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Qui sommes-nous ?

L’Université de Picardie Jules Verne (UPJV) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) qui accueille près de 32 000 étudiants en formation initiale ou continue. Elle est composée de 11 unités de formation et de recherche (UFR), 6 instituts, 36 laboratoires de recherche, 8 plateformes d’équipements mutualisés et 2 écoles doctorales.

Son organisation se caractérise par une grande diversité de métiers, de niveaux de qualification et de statuts, ainsi que par une forte dispersion géographique et fonctionnelle. L’organisation opérationnelle de l’établissement repose sur 4 pôles fonctionnels et 5 directions transversales dans une logique de regroupement thématique, de simplification administrative, de proximité et de qualité du service rendu. Ces pôles sont conçus comme des structures de coordination et d’animation.

À propos de l'offre

  • Conditions particulières d’exercice :


    - Déplacement sur les sites rattachés à la Coordination (Campus, CURS, Centre de recherche de St Valéry)
    - Astreintes éventuelles pour évènement ou situation particulière / Possibilité d’horaires décalés

  • Vacant à partir du 06/12/2024

  • Responsable de coordination administrative

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